Kopieren von Formatvorlagen zwischen Word-Dokumenten

Wenn Sie ein Word-Dokument fertig getippt und formatiert haben, aber später feststellen, dass Sie die Formatvorlagen in ein anderes Dokument kopieren müssen, können Sie die vorhandenen Formatvorlagen exportieren, um Zeit zu sparen und die Konsistenz zu gewährleisten. Sehen wir uns nun an, wie das geht.

Bereiten Sie Ihre Word-Dokumente vor

Bevor Sie mit dem Kopieren der Formatvorlagen beginnen, müssen Sie das Dokument 1, das die von Ihnen erstellten geänderten Formatvorlagenenthält, fertig stellen unddas Dokument 2 bereithalten. Bei Dokument 2 kann es sich entweder um ein leeres Dokument handeln, in dem Sie eine neue Arbeit beginnen, oder um ein bestehendes Dokument, dessen Formatvorlagen Sie an Dokument 1 anpassen möchten.

Speichern Sie beide Dokumente an dem von Ihnen gewünschten Ort, schließen Sie Dokument 2 und lassen Sie Dokument 1 geöffnet.

Kopieren von Formatvorlagen zwischen Word-Dokumenten

Klicken Sie in Dokument 1 auf der Registerkarte Start in der Multifunktionsleiste auf das Symbol "Formatvorlagen" oder drücken Sie Alt Strg Umschalt S.

Klicken Sie im Formatvorlagenbereich auf das Symbol "Formatvorlagen verwalten" (das große A mit dem Häkchen) am unteren Rand.

Klicken Sie in dem sich öffnenden Fenster "Formatvorlagen verwalten" auf "Importieren/Exportieren"

Der Organizer wird nun geöffnet.

Öffnen Sie in diesem Fenster die Registerkarte "Formatvorlagen". Das Dokument auf der linken Seite ist das, das wir geöffnet haben und mit dem wir gerade arbeiten (in unserem Fall Dokument 1), und das Dokument auf der rechten Seite ist standardmäßig eine Vorlagendatei.

Wir möchten, dass Dokument 1 und Dokument 2 hier angezeigt werden, also klicken Sie auf "Datei schließen" unter der rechts angezeigten Vorlagendatei.

Jetzt ändert sich "Datei schließen" in "Datei öffnen" Klicken Sie auf "Datei öffnen"

Wenn das Fenster "Öffnen" erscheint, ändern Sie im Dropdown-Feld "Dateityp" auf der rechten Seite die Option auf "Alle Dateien" Suchen Sie das Dokument 2 und klicken Sie auf "Öffnen"

Der Organizer wird nun erneut geöffnet, diesmal jedoch mit Dokument 1 auf der linken und Dokument 2 auf der rechten Seite. Jetzt können wir die Stile kopieren.

Suchen Sie in der linken Liste eine Vorlage, die Sie von Dokument 1 nach Dokument 2 kopieren möchten. Wenn Sie mehrere Formate gleichzeitig exportieren möchten, klicken Sie auf das erste zu kopierende Format, halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie dann auf die anderen Formate, die Sie kopieren möchten. In unserem Fall haben wir die Formatvorlagen Titel, Normal, Überschrift 1, Überschrift 2 und Überschrift 3 in Dokument 1 verwendet, so dass wir diese für den Export in Dokument 2 auswählen. Klicken Sie dann auf "Kopieren"

Wahrscheinlich wird eine Warnung angezeigt, in der Sie gefragt werden, ob Sie die vorhandenen Formatvorlagen in Dokument 2 überschreiben möchten. Das liegt daran, dass in Dokument 2 bereits Formate mit denselben Namen vorhanden sind wie die, die Sie aus Dokument 1 exportieren. Da Sie diese jedoch überschreiben möchten, klicken Sie auf "Ja zu allen".

Klicken Sie abschließend auf "Schließen" und, wenn Sie dazu aufgefordert werden, auf "Speichern", um die soeben an Dokument 2 vorgenommenen Änderungen zu speichern.

Speichern und schließen Sie Dokument 1.

Öffnen Sie nun Dokument 2, und Sie werden sehen, dass die Formatvorlagen mit denen von Dokument 1 übereinstimmen.

Wenn es sich bei Dokument 2 um ein leeres Dokument handelt, können Sie mit der Eingabe Ihrer Arbeit beginnen, da Sie wissen, dass Sie die gleichen Formatvorlagen wie in Dokument 1 verwenden. Handelt es sich bei Dokument 2 um ein bereits vorhandenes Dokument, das Text enthält, werden Ihre Formatvorlagen automatisch aktualisiert, damit sie mit denen in Dokument 1 übereinstimmen (vorausgesetzt, die aus Dokument 1 exportierten Formatvorlagen hatten dieselben Namen wie die, die Sie bereits in Dokument 2 verwendet hatten).

Sie können jedes beliebige Dokumentpaar im Formatvorlagen-"Organizer" öffnen und nach Belieben Formatvorlagen zwischen den Dokumenten importieren und exportieren. Sie können einer Formatvorlage in Word auch ein Tastenkürzel zuweisen, um sie später leichter verwenden zu können.