Automatisches Synchronisieren von Microsoft Forms mit Excel Online

Microsoft
2024-03-13T16:00:14Z

Erfassen Sie Daten mit Microsoft Forms und möchten Sie die Ergebnisse in Echtzeit überprüfen und analysieren? Mit Excel für das Web können Sie neue Einträge sehen und bearbeiten, sobald sie eingehen.

Wenn Sie früher ein Formular in Microsoft Forms entworfen haben und Ihre Daten in Microsoft Excel exportieren wollten, um die Zahlen zu analysieren, mussten Sie die Ergebnisse in eine Arbeitsmappe der Excel 365-App herunterladen.

Das bedeutete, dass Sie jedes Mal, wenn Sie eine neue Eingabe für Ihr Formular erhielten, entweder Ihre Excel-Tabellen zusammenführen oder die neueste Version herunterladen und alte Kopien löschen mussten, was eine mühsame und umständliche Aufgabe sein kann. Dies kann immer noch nützlich sein, wenn Sie das Formular geschlossen haben und sicher sind, dass Sie keine weiteren Einträge mehr erhalten, da einige Funktionen in der Excel-Desktop-Anwendung besser funktionieren als in ihrem Online-Pendant.

Wenn Ihr Microsoft-Formular jedoch noch aktiv ist und Sie die Daten analysieren möchten, während sich die Einträge ansammeln, und zwar auf die gleiche Weise, wie Sie es bei der Verwendung von Google Forms und Google Sheets tun würden, können Sie dies über Excel für das Web tun.

Schritt 1: Erstellen und Freigeben Ihres Microsoft-Formulars

Beginnen Sie damit, Ihr Formular auf die übliche Weise über Microsoft Forms zu erstellen. Geben Sie Ihrem Formular einen Titel und eine Beschreibung und wählen Sie dann aus den verschiedenen Fragetypen aus, während Sie Ihr Formular entwickeln.

Image shows an example Microsoft Form being created.

Während Sie Informationen hinzufügen und Fragen eingeben, wird Ihr Formular automatisch gespeichert.

Wenn Sie mit der Erstellung Ihres Formulars fertig sind, vergewissern Sie sich, dass Sie mit den für jede Antwort verfügbaren Optionen zufrieden sind, und stellen Sie sicher, dass Sie die Schaltfläche "Erforderlich" für alle obligatorischen Fragen umgeschaltet haben. Dies ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass Sie die Daten für die Fragen, die wirklich wichtig sind, vollständig analysieren können, wenn Sie die Ergebnisse in Excel für das Web überprüfen.

A Microsoft Form in construction, with the 'Required' button toggled to make that particular question a mandatory question.

Klicken Sie abschließend auf "Antworten erfassen" und wählen Sie aus, wie Sie Ihr Formular verteilen möchten, sei es über einen Link, eine direkte Microsoft Forms-Einladung, einen QR-Code, soziale Medien oder einen eingebetteten Code auf einer Website.

A Microsoft Forms developer window showing how to share the form and the different ways of doing so.

Schritt 2: Anzeigen, Bearbeiten und Verwenden der Antworten in Excel für das Web

Wenn Sie begonnen haben, Eingaben zu empfangen, wird neben der Registerkarte "Antworten" in der Multifunktionsleiste oben im Bearbeitungsfenster von Microsoft Forms eine Zahl angezeigt.

Klicken Sie auf die Registerkarte "Beantwortungen", und Sie sehen die Ergebnisse in Ihrem Browserfenster detaillierter. Wenn Sie jedoch die Ergebnisse in Tabellenform in Excel für das Web öffnen möchten, wo Sie die Daten bearbeiten können, klicken Sie auf "Ergebnisse in Excel öffnen"

Image showing where to access the entry results for the Microsoft Form, and where to click to open the results in Excel for the web.

Wenn Sie die Einträge in Ihrem Microsoft-Formular geschlossen haben und die Ergebnisse lieber in Microsoft Excel 365 analysieren möchten, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben "Ergebnisse in Excel öffnen" und wählen Sie "Eine Kopie herunterladen" Dadurch werden die Ergebnisse in einer Excel 365-Arbeitsmappe erstellt, auf die Sie über die Downloads Ihres Geräts zugreifen können.

Ihr Internetbrowser öffnet dann Excel für das Web in einer neuen Registerkarte, und Ihre Ergebnisse werden in einer Tabelle angezeigt. Wenn Ihr Microsoft-Formular noch für neue Einträge geöffnet ist, werden diese automatisch als zusätzliche Zeilen am unteren Rand der Tabelle angezeigt, sobald sie übermittelt werden.

An Excel for the web window displaying the results from the Microsoft Form.

Sie können Ihre Tabelle nun so anpassen, dass die gewünschten Daten in dem für Sie am besten geeigneten Format angezeigt werden. In unserer Tabelle brauchen wir zum Beispiel nicht die Anfangs- oder Endzeiten oder die E-Mail-Adressen für jeden Eintrag zu kennen. Wir möchten, dass die Überschriften klarer sind und dass der Text in jeder Zelle zentriert ist.

Sie können alle Aktionen, die Sie an Ihrer Ergebnistabelle vornehmen, rückgängig machen (Strg Z), aber sobald Sie das Fenster schließen, sind alle Änderungen, die Sie vorgenommen haben, unwiderruflich. Wenn Sie das Tabellenblatt erneut öffnen, bleiben die vorgenommenen Änderungen erhalten.

An Excel for the web window containing a formatted table of results of Microsoft Forms entries.

Schließlich können Sie, während die Daten noch eingehen, Ihrer Excel für das Web-Arbeitsmappe Diagramme hinzufügen, wie Sie es in Excel 365 tun würden. Markieren Sie die Daten oder die Spalte(n), die Sie in einem Diagramm anzeigen möchten, klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf "Einfügen" und verwenden Sie die Dropdown-Option, um das entsprechende Diagramm auszuwählen.

An Excel for the web window showing the data highlighted and the different charts options available to select.

Das Schöne an dieser Funktion ist, dass jedes Mal, wenn ein neuer Eintrag in Ihr Microsoft-Formular eingegeben wird, alle von Ihnen erstellten Diagramme, die mit den Daten verknüpft sind, automatisch aktualisiert werden. Das bedeutet, dass Sie Ihre Daten dynamisch analysieren können, ohne dass Sie etwas in Ihrem Excel für das Web-Tabellenblatt manuell ändern müssen.

Da Ihre Daten nun in einem Excel für das Web-Arbeitsblatt angezeigt werden können, können Sie die Ergebnisse weitergeben, indem Sie in der oberen rechten Ecke des Fensters auf "Teilen" klicken. Und wenn Sie schon dabei sind, warum probieren Sie nicht auch einige andere Funktionen aus, die zu Excel für das Web hinzugefügt wurden?