Verschwenden Sie keine Zeit mehr mit der Erstellung von Excel-Formeln, verwenden Sie stattdessen ChatGPT

In einer schnelllebigen Arbeitsumgebung müssen Sie die Effizienz maximieren, und KI-Tools wie ChatGPT können mühsame Aufgaben wie die Erstellung von Excel-Formeln verkürzen. Wenn Sie ChatGPT für benutzerdefinierte Excel-Formeln noch nicht ausprobiert haben, verpassen Sie einen wichtigen Schritt nach vorne.

Wie man eine schnelle Excel-Formel von ChatGPT erhält

Wenn Ihnen der bloße Gedanke an das Öffnen von Excel, geschweige denn an das Erstellen von Formeln, zuwider ist, sind Sie hier genau richtig. ChatGPT bietet Ihnen eine einfache Möglichkeit, Excel-Formeln zu erstellen, ohne dass Sie dafür praktische Erfahrung benötigen.

Alles, was Sie tun müssen, ist ChatGPT zu erklären, was Sie tun wollen, und es wird Ihnen eine Formel geben, zusammen mit einer detaillierten Anleitung, wie man sie implementiert. Vergewissern Sie sich einfach, dass Sie den Bereich (Spalten und Zeilen) angeben, auf den Sie die Formel anwenden wollen, und ChatGPT erledigt den Rest für Sie. In diesem Beispiel habe ich eine Reihe von Bestellungen für verschiedene Artikel mit unterschiedlichen Preisen und Gewinnspannen.

Mein Ziel ist es, den Umsatz und Gewinn für jeden Auftrag zu berechnen. Die dazu erforderliche Formel ist zwar nicht komplex, aber nehmen wir einmal an, ich hätte keine Ahnung von Excel und es wäre mein erster Arbeitstag. Ich würde mich an ChatGPT wenden und es um eine Formel bitten:

Nachdem ich die Formel in die Zeilen eingefügt, sie nach unten gezogen hatte, um die Daten automatisch zu füllen, und das Format auf USD geändert hatte, hatte ich genau das, wonach ich gesucht hatte.

Dies ist nur ein einfaches Beispiel, um Ihnen zu zeigen, wie ChatGPT die Formeln ermittelt, die Sie benötigen, je nachdem, was Sie tun möchten. Lassen Sie uns etwas komplizierter vorgehen, indem wir es bitten, uns bei der Berechnung der durchschnittlichen Gewinnspanne und des profitabelsten Artikels zu helfen.

Nach der Implementierung der Formel hatte ich wieder einmal genau das, wonach ich gesucht hatte. Ich überprüfte die Zahlen, indem ich alles manuell berechnete, um sicherzustellen, dass die Formeln korrekt funktionierten.

Wenn Sie bereits ein Excel-Kenner sind und lieber selbst Formeln erstellen, können Sie ChatGPT bitten, Ihnen die beste Funktion für Ihr spezielles Szenario vorzuschlagen. Nehmen wir an, ich wollte Informationen über die Einnahmen und Gewinne aus meinem Auftragsblatt in ein Steuerblatt importieren. ChatGPT hat mir vier brauchbare Formeln vorgeschlagen, die ich verwenden könnte, zusammen mit einer kurzen Erklärung, wie sie funktionieren.

Dies sind nur ein paar einfache Beispiele, die zeigen, was man mit ChatGPT und Excel machen kann. Sie können mit Ihrem KI-Kumpel auf Formeln aufbauen und Ihre Daten auf jede erdenkliche Weise organisieren. Es gibt sogar eine neue experimentelle Funktion für benutzerdefinierte GPT-Eingabeaufforderungen . Der Punkt ist, dass Sie nie darüber nachdenken müssen, welche Formel Sie verwenden sollen, oder sogar wissen, wie sie funktioniert. Dennoch ist es hilfreich, ein oder zwei Dinge über Excel zu wissen, um es optimal nutzen zu können. In unserem Leitfaden Excel für Einsteiger finden Sie einen schnellen Crashkurs.

Sie können mit ChatGPT Formatierungsregeln erstellen

Excel hat eine komplexe Benutzeroberfläche, die vor allem Anfängern die Navigation erschwert, und die bedingten Formatierungsregeln erfordern, dass man sich mit ihnen auseinandersetzt, um sie zu verstehen. Im folgenden Beispiel habe ich eine Liste von Artikeln mit Spalten, die anzeigen, ob sie geschrieben wurden und Fotos haben.

Ich habe ChatGPT detaillierte Anweisungen gegeben, die mir helfen sollten, die Tabelle farblich zu kodieren, damit ich den Überblick darüber behalte, welche Artikel noch in Arbeit sind. Hier ist meine Aufforderung, gefolgt von der Antwort von ChatGPT:

Ich habe die Schritte genau so ausgeführt, wie ChatGPT sie beschrieben hat, und das Ergebnis ist perfekt. Selbst wenn ich keine Vorkenntnisse im Umgang mit Excel hätte, wäre ich in der Lage, die Formatierungsregel zu erstellen, um das Projekt zu organisieren.

ChatGPT kann Ihre Formeln optimieren und Fehler beheben

Machen Sie sich keine Sorgen, wenn eine der Formeln, die Sie von ChatGPT erhalten haben, nicht wie vorgesehen funktioniert - das passiert mir auch ständig. Die Lösung kann so aussehen, dass Sie ChatGPT sagen: "Hey, das funktioniert nicht." oder das Problem detailliert erklären, bis ChatGPT das Problem herausgefunden hat.

Im folgenden Beispiel wollte ich die Kapitalrendite für meine Artikel berechnen, aber die erste Formel, die ChatGPT mir gab, berücksichtigte nicht, ob der Artikel schon geschrieben war, so dass die Formel anzeigte, dass ich für die letzten beiden Artikel $100 verloren hatte. Ich habe ChatGPT über diese Diskrepanz informiert, und ChatGPT hat mir eine neue und verbesserte Formel gegeben.

Sie können ChatGPT auch verwenden, um die Ursache eines Fehlers zu ermitteln. Nehmen wir an, ein Veranstalter hat versucht, die Gesamtzahl der Passagiere aus jeder Stadt mit einer einfachen Additionsformel zu berechnen und ist auf den Fehler #VALUE! gestoßen, weil er Text und Zahlen vermischt hat. Nachdem er ChatGPT das Problem erklärt hatte, erkannte es den Fehler sofort und gab eine Lösung mit einer einfachen Erklärung.

Sie müssen die Formeln immer noch manuell überprüfen

Obwohl ChatGPT zweifellos eines der "intelligentesten" Tools ist, die Menschen je geschaffen haben, ist es nicht perfekt. Es kann sein, dass es eine Formel erstellt, die nicht richtig funktioniert, was kein Problem ist, wenn Excel einen Fehler ausspuckt. In Fällen, in denen eine Formel scheinbar korrekt funktioniert, aber ein wichtiger Parameter ausgelassen wurde, kann sie jedoch ein falsches Gefühl der Sicherheit vermitteln.

Dieses Verhalten kann dazu führen, dass Sie glauben, die angezeigten Daten seien korrekt, obwohl sie in Wirklichkeit falsch berechnet werden. Überprüfen Sie daher doppelt und dreifach, ob Ihre Formeln korrekt sind, indem Sie einige zufällige Einträge manuell berechnen. Wenn Sie ChatGPT bestimmte Zellbereiche zugewiesen haben und nach dem Einfügen der Formel Änderungen vorgenommen haben, müssen Sie außerdem sicherstellen, dass sich Ihre Änderungen nicht auf die Formel ausgewirkt haben.

ChatGPT ist ein echter Excel-Profi, mit der Einschränkung, dass es Ihre Tabellenblätter weder sehen noch verstehen kann, so dass Sie dafür sorgen müssen, dass die Formeln korrekt funktionieren. Alles, was Sie brauchen, ist ein grundlegendes Verständnis für die Funktionsweise von Excel, und ChatGPT kann fortgeschrittene Formeln erstellen, die auf Ihr spezielles Szenario zugeschnitten sind.