6 Wege, um Ihre Excel-Tabelle leicht lesbar zu machen

Es ist schön und gut, eine komplizierte Excel-Tabelle voller Daten und Formeln zu haben, aber wenn sie nicht ordentlich präsentiert wird, kann sie mehr Probleme verursachen, als sie löst. Wir zeigen Ihnen sechs Tipps, mit denen Sie Ihre Kalkulationstabelle aufräumen und Ihre Daten übersichtlicher darstellen können.

Diese unformatierte Kalkulationstabelle weist mehrere Probleme mit der Lesbarkeit auf, die wir in diesem Artikel behandeln werden.

Tipp 1: Frieren Sie Ihre Zeilen und Spalten ein

Unsere Kalkulationstabelle ist sehr groß und enthält viele Zeilen und Spalten, was bedeutet, dass wir die Zeilen- und Spaltenüberschriften nicht sehen können, wenn wir nach unten oder quer blättern. Wenn Sie die Spalten- und Zeilenköpfe einfrieren, bleiben sie permanent sichtbar, egal wo Sie sich auf Ihrem Blatt befinden. Um die Optionen für das Einfrieren zu sehen, öffnen Sie die Registerkarte "Ansicht" in der Multifunktionsleiste und klicken Sie in der Gruppe "Fenster" auf "Bereiche einfrieren".

Oberste Zeile einfrieren und Erste Spalte einfrieren: Wie die Namen schon andeuten, können Sie mit diesen beiden Optionen Zeile 1 oder Spalte A einfrieren. Excel wählt diese Optionen als Schnellzugriffsoptionen, da sich dort normalerweise die Zeilen- und Spaltenüberschriften befinden. Beachten Sie jedoch, dass Sie mit diesen Optionen nicht beide Aktionen durchführen können. Wenn Sie auf eine dieser beiden Optionen und dann auf die andere klicken, wird nur die zuletzt gewählte Option auf Ihrem Blatt ausgeführt.

Bereiche einfrieren: Wenn Sie mehr als nur eine Zeile oder Spalte einfrieren möchten (wenn Sie z. B. mehr als eine Kopfzeile haben), oder wenn Sie Spalten und Kopfzeilen einfrieren möchten, ist diese Option die richtige für Sie.

Um mehrere Zeilen am oberen Rand Ihres Blattes einzufrieren, wählen Sie die erste Zeile aus, die Sie nicht einfrieren möchten, und klicken Sie auf "Bereiche einfrieren" Wenn Sie also die Zeilen 1 und 2 einfrieren möchten, wählen Sie Zeile 3 und klicken Sie auf "Bereiche einfrieren" Wenn Sie die Spalten A und B einfrieren möchten, wählen Sie Spalte C aus und klicken Sie auf "Bereiche einfrieren" Wenn Sie Zeilen und Spalten zusammen einfrieren möchten, müssen Sie auf die oberste und am weitesten links liegende Zelle klicken, die Sie nicht einfrieren möchten, und dann auf "Bereiche einfrieren" klicken Ein Beispiel soll dies verdeutlichen.

In unserem Beispiel unten wollen wir Zeile 1 und Spalte A einfrieren, also werden wir die Bereiche ab Zelle B2 einfrieren. Excel zeichnet dann eine dickere Linie, um zu zeigen, wo das Einfrieren wirksam geworden ist.

Wenn Sie nun einen Bildlauf nach unten oder quer durchführen, sehen Sie, dass die Überschriften weiterhin sichtbar sind.

Tipp 2: Übertreiben Sie es nicht mit den Zellrändern

Es ist oft verlockend, den Zellen Ränder hinzuzufügen, um sie übersichtlicher zu gestalten, aber das kann Ihre Tabelle klobig und unprofessionell aussehen lassen. Schließlich verfügt Excel bereits über integrierte Gitternetzlinien, mit denen Sie die Zellen voneinander unterscheiden können. Färben Sie stattdessen Ihre Zellen ein oder verwenden Sie nur horizontale Rahmen.

In diesem Beispiel haben wir am unteren Rand unseres Arbeitsblatts eine Summenzeile eingefügt, die wir deutlich von den Hauptdaten in unserer Tabelle unterscheiden möchten.

Markieren Sie zunächst die Zeile, die Sie ändern möchten (in unserem Fall Zeile 102). Öffnen Sie dann die Registerkarte "Start" in der Multifunktionsleiste und verwenden Sie die Optionen für Rahmen und Farbe, um diese Zeile zu formatieren.

Wir empfehlen Ihnen, nur den oberen Rand zu verwenden und eine helle Füllung, z. B. hellblau oder grau.

Für weitere Rahmen- oder Farboptionen klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeilennummer und dann auf "Zellen formatieren" Unabhängig davon, welche Farbe Sie wählen, sollten Sie in der gesamten Tabelle Varianten dieser Farbe verwenden (Tipp 3). Darüber hinaus können Sie Excel die Tabellenformatierung für Sie erstellen lassen (Tipp 5).

Tipp 3: Verwenden Sie eine einheitliche Formatierung

Wir kommen mit unserer Kalkulationstabelle gut voran, aber es fällt immer noch auf, dass wir die Spaltenüberschriften nicht vollständig sehen können, da der Text nicht in unsere Zellenbreite passt. Führen Sie zwei Schritte aus, um dies einheitlich zu erreichen.

Erstens: Wenn Sie lange Spaltenüberschriften haben, schließen Sie den Text in der Zelle ein. Das bedeutet, dass der Text in die nächste Zeile läuft, um in die gewählte Zellenbreite zu passen. Markieren Sie dazu die Kopfzeile, und öffnen Sie die Registerkarte "Home". Klicken Sie dann in der Gruppe "Ausrichtung" auf "Text umbrechen"

Sie werden sehen, dass der Text in jeder Zelle dieser Zeile nun an die Zellenbreite angepasst ist.

Da jedoch einige der Wörter länger als die Zellenbreite sind, werden sie in zwei Zeilen aufgeteilt. Der zweite Schritt besteht also darin, die Spaltenbreiten anzupassen. Sie können die Spaltenbreiten einzeln anpassen, aber wir möchten, dass sie gleich sind, damit unser Blatt ästhetisch einheitlich ist.

Dazu markieren Sie alle Zellen des Arbeitsblatts, indem Sie auf das Zellbezugsquadrat oben links klicken. Passen Sie dann eine der Spaltenbreiten an, indem Sie zwischen zwei Spaltenüberschriften klicken und ziehen (der Cursor verwandelt sich dann in einen Doppelpfeil), so dass sich alle Spalten gemeinsam verbreitern. Schauen Sie sich Ihre Tabelle an, um sicherzustellen, dass der Text und die Daten gut passen. Wenn das nicht der Fall ist, passen Sie sie einfach erneut an, bis sie gut aussehen.

Wenn Sie eine geeignete Zellenbreite erreicht haben, klicken Sie auf eine beliebige Stelle in Ihrem Blatt, um die Auswahl der Zellen aufzuheben. Sie werden feststellen, dass Ihr Arbeitsblatt auf diese Weise viel weniger beengt wirkt, was wiederum das Auge erfreut.

Wir empfehlen Ihnen außerdem, Ihre Kopfzeilen vertikal und horizontal mittig auszurichten, um eine zusätzliche professionelle Qualität zu erzielen. Wählen Sie die Kopfzeile aus und klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Ausrichtung auf beide Symbole für die mittige Ausrichtung.

In Excel wird Text standardmäßig links und Zahlen rechts ausgerichtet. Vielleicht möchten Sie diese Ausrichtungen vereinheitlichen oder sogar alle Daten mittig ausrichten, um die Lesbarkeit Ihrer Daten zu verbessern.

Beachten Sie auch die folgenden Tipps, um eine einheitliche Formatierung zu erreichen:

• Verwenden Sie in der gesamten Arbeitsmappe die gleiche Schriftart und -größe und wählen Sie eine gut lesbare Schriftart wie Arial, Calibri oder Aptos. Wenn Sie etwas hervorheben möchten, verwenden Sie entweder Fettschrift oder färben Sie den Zellenhintergrund ein.
• Wählen Sie eine Farbpalette. Folgen Sie bei der Auswahl von Zellen- oder Schriftfarben den vertikalen Spalten in den Themenfarben, um verschiedene Schattierungen der gleichen Farben zu verwenden. Das macht Ihre Tabelle nicht nur professioneller, sondern bedeutet auch, dass Sie bei der Verwendung von bedingten Formatierungen eine Farbe wählen können, die sich von der von Ihnen gewählten Farbpalette abhebt.

Tipp 4: Verwenden Sie Notizen, um zu viel Text zu vermeiden

Zu viel Text in einer Zelle macht das Ziel einer übersichtlichen Excel-Tabelle zunichte. Um dies zu vermeiden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die betreffende Zelle und dann auf "Neue Notiz" Anstatt die Zelle mit viel Text zu füllen, können Sie der Notiz dann zusätzliche Informationen hinzufügen.

Geben Sie die Details ein, die Sie der Notiz in dieser Zelle hinzufügen möchten, und klicken Sie dann nicht mehr auf die Notiz, um sie zu speichern und zu schließen. Sie sehen dann, dass die Zelle eine kleine rote Markierung in der Ecke hat, um Ihnen anzuzeigen, dass eine Notiz vorhanden ist. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Zelle mit dieser roten Markierung, um die Notiz zu sehen.

Um die Notiz zu bearbeiten oder zu löschen, klicken Sie einfach erneut mit der rechten Maustaste auf die Zelle und dann auf "Notiz bearbeiten" oder "Notiz löschen"

Tipp 5: Lassen Sie Excel Ihre Diagramme und Tabellen erstellen

Eine schnelle und einfache Möglichkeit, das Erscheinungsbild Ihrer Excel-Tabelle zu verbessern und Ihre Daten effektiv darzustellen, ist die Verwendung der eingebauten Diagramm- und Tabellenfunktionen.

Um ein Diagramm aus Ihren Daten zu erstellen, markieren Sie die relevanten Daten, klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf "Einfügen" und wählen Sie ein für Sie geeignetes Diagramm aus.

Sie können Excel auch anweisen, Ihre Tabellen zu formatieren. Markieren Sie dazu alle Daten in Ihrer Tabelle, einschließlich der Kopfzeile oder Spalte. Öffnen Sie dann die Registerkarte "Start", klicken Sie in der Gruppe "Formatvorlagen" auf "Als Tabelle formatieren" und wählen Sie ein Layout, das mit der von Ihnen gewählten Farbpalette harmoniert.

Wenn Sie eine beliebige Zelle in Ihrer Tabelle ausgewählt haben, wechseln Sie zur Registerkarte "Tabellendesign" und wählen Sie eine der anderen Optionen, um Ihre Tabellenformate zu ändern.

Tipp 6: Als PDF freigeben, um Ihr Layout zu sichern

Jetzt haben Sie eine professionell formatierte und gut lesbare Excel-Tabelle, die Sie weitergeben und drucken können. Die Formatierung von Excel kann sich ändern, wenn Sie die Arbeitsmappe an jemanden weitergeben, der sie auf seinem Mobiltelefon oder einem Computer mit einer älteren Excel-Version öffnet, und all Ihre harte Arbeit könnte zunichte gemacht werden. Um Ihr Layout zu bewahren, speichern Sie Ihr Arbeitsblatt als PDF.

>> Klicken Sie auf Datei Speichern (oder Speichern unter) Durchsuchen, und ändern Sie im angezeigten Fenster die Option Dateityp in "PDF"

Wenn Sie wissen, welche Art von Arbeitsblatt Sie erstellen, z. B. einen Budgetbericht oder einen Kalender, verwenden Sie eine der Excel-Vorlagen, die bereits so eingerichtet und formatiert sind, dass sie elegant und professionell aussehen.