5 unverzichtbare Word-Funktionen für professionelle Dokumente

Microsoft Word bietet viele Werkzeuge, um Ihr Dokument so zu formatieren, dass Ihre Arbeit professionell und eindrucksvoll präsentiert wird. Wir zeigen Ihnen fünf dieser Werkzeuge in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Sie befolgen können, um Ihre Leser zu beeindrucken.

Schritt 1: Einstellen der Word-Formatvorlagen

Dies ist unser unformatiertes Dokument, das wir auf Vordermann bringen wollen.

Der erste Schritt besteht darin, die von Word angebotenen Formatvorlagen anzupassen und zu verwenden. Diese Formatvorlagen bestimmen das Aussehen Ihres Dokuments und legen fest, was und wie es dargestellt wird. Die "Formatvorlagen" finden Sie auf der Registerkarte "Home".

Formatieren Sie die Überschriften und den normalen Text mit Hilfe der Formatvorlagen so, wie Sie es wünschen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Formatvorlage in der Gruppe "Formatvorlagen" und klicken Sie auf "Ändern", um deren Einstellungen zu ändern. Wir empfehlen die folgenden Änderungen:

• Verwenden Sie für alle Stile die gleiche Schriftart. Die Größe 12 ist ein guter Ausgangspunkt für den normalen Text. Für die Überschriften ist die Schriftgröße 14 geeignet, die für jede Überschrift und Zwischenüberschrift um 0,5 pt verringert wird.
• Verwenden Sie für alle Formatvorlagen einen einfachen oder 1,5-fachen Zeilenabstand.
• Setzen Sie den Absatzabstand für alle Formatvorlagen auf 0 pt vor und 12 pt nach der Überschrift (wenn Sie die Schriftgröße 12 im Hauptteil verwenden).
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Überschriften fett gedruckt sind und auf "Keep With Next" eingestellt sind.
• Stellen Sie Ihre normale Formatvorlage auf Blocksatz ein.

So sieht es aus, nachdem Sie die Formatvorlagen geändert und angewendet haben:

Schritt 2: Erstellen Sie die mehrstufigen Listen von Word

Jetzt müssen wir die Funktion für mehrstufige Listen verwenden, um unsere Überschriften zu nummerieren. Nachdem wir nun die Überschriftenformate angewendet haben, weiß Word, dass dies die Teile sind, die nummeriert werden müssen. Klicken Sie auf Ihre erste Überschrift und dann auf das Symbol "Mehrstufige Liste". Klicken Sie anschließend auf "Neue mehrstufige Liste definieren".

Ändern Sie in dem sich öffnenden Dialogfeld die Einstellungen so, wie Sie es wünschen.

Wir verwenden gerne die folgenden Einstellungen:

1. Löschen Sie alles, was bereits in das Feld "Formatierung für Zahl eingeben" geschrieben wurde.
2. Wählen Sie das Zahlenformat. wir bevorzugen "1, 2, 3" für die erste Ebene unserer Liste, gefolgt von einem Punkt.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Schriftart", um die Schriftart auf die richtige Formatierung für diese Ebene in der Liste einzustellen (Größe 14 und fett für Überschrift 1, usw.).
4. Setzen Sie "Texteinzug bei" auf 1 cm.
5. Klicken Sie auf "Mehr", um weitere Einstellungen auf der rechten Seite anzuzeigen (die Schaltfläche "Mehr" wird zu "Weniger").
6. Wählen Sie "Tabulatorzeichen" in der Option "Nummer folgen mit" und stellen Sie sicher, dass "Tabulatorstopp hinzufügen bei" markiert und auf 1 cm eingestellt ist.

Wechseln Sie nun oben im Dialogfeld zu Ebene 2 und nehmen Sie dieselben Einstellungen vor, mit Ausnahme der Schriftgröße (in unserem Fall 13,5 pt), und wählen Sie bei "Ebenennummer einschließen von" die Option "Ebene 1". Wenn Sie diesen Schritt abgeschlossen haben, klicken Sie auf "OK".

Ihre erste Kopfzeile ist nun korrekt formatiert. Verwenden Sie den Format Painter, um die mehrstufige Liste auf die anderen Überschriften der Ebene 1 in Ihrem Dokument anzuwenden. Klicken Sie dann auf eine beliebige Überschrift der Ebene 2, gehen Sie zurück zum Symbol für die mehrstufige Liste und wählen Sie den soeben erstellten Stil. Wenn die Nummerierung der Ebene 2 nicht korrekt ist, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nummer und dann auf "Nummerierung fortsetzen".

So sieht unser Dokument aus, nachdem wir Formatvorlagen hinzugefügt und die mehrstufige Liste erstellt haben.

Schritt 3: Einfügen der Word-Seitenumbrüche

Wir wollen nun unseren Einführungsabschnitt von den übrigen Kapiteln in unserem Dokument trennen, indem wir einen Seitenumbruch einfügen. Aktivieren Sie zunächst die Funktion "Ein-/Ausblenden", indem Sie auf der Registerkarte "Home" in der Gruppe "Absatz" auf das Symbol "¶" klicken - so können wir sehen, wo sich der Seitenumbruch befindet, sobald wir ihn hinzugefügt haben.

Klicken Sie vor der Überschrift des zweiten Abschnitts (wo der Umbruch erscheinen soll). Klicken Sie dann auf der Registerkarte "Layout" in der Multifunktionsleiste auf "Umbrüche" in der Gruppe "Seiteneinrichtung". Klicken Sie schließlich in den angezeigten Dropdown-Optionen auf "Seite".

Sie werden sehen, dass die Einleitung nun vom nächsten Abschnitt in Ihrem Dokument getrennt ist.

Auch der Schluss soll auf einer eigenen Seite stehen. Führen Sie dazu die gleichen Schritte aus.

Schritt 4: Seitenzahlen in Word formatieren

Der vorletzte Schritt auf dem Weg zu einem perfekt formatierten Dokument ist das Hinzufügen von Seitenzahlen in den Fußzeilen. Doppelklicken Sie in den Fußzeilenbereich einer beliebigen Seite Ihres Dokuments. Klicken Sie dann in der Gruppe Kopf- und Fußzeilen auf "Seitenzahl", bewegen Sie den Mauszeiger über "Unterseite der Seite" und klicken Sie auf "Einfache Nummer 2". Dadurch werden die Seitenzahlen unten auf der Seite mittig ausgerichtet.

Wenn Sie möchten, können Sie die Seitennummerierung auch nicht auf der ersten Seite Ihres Dokuments erscheinen lassen.

Schritt 5: Hinzufügen des Word-Inhaltsverzeichnisses

Der letzte Schritt ist das Hinzufügen eines Inhaltsverzeichnisses, was wir tun können, da wir unserem Dokument Kopfzeilenformate und Seitenzahlen hinzugefügt haben.

Gehen Sie an den Anfang Ihres Dokuments, klicken Sie zwischen die Nummer und den Titel Ihrer ersten Überschrift, drücken Sie die Eingabetaste und bewegen Sie dann den Cursor wieder nach oben in den Bereich, den Sie über Ihrer ersten Überschrift erstellt haben.

Klicken Sie auf der Registerkarte "Referenzen" des Menübands auf "Inhaltsverzeichnis" und dann auf "Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis".

Nehmen Sie in dem Dialogfeld die folgenden Einstellungen vor:

1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Seitenzahlen anzeigen".
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Seitenzahlen rechtsbündig".
3. Wählen Sie den gepunkteten "Tabulatorführer".
4. Inhaltsverzeichnisse sehen unordentlich aus, wenn mehr als zwei Ebenen angezeigt werden; beschränken Sie daher "Ebenen anzeigen" auf maximal 2.

Klicken Sie auf "OK", um Ihr Inhaltsverzeichnis zu sehen. Um dem Inhaltsverzeichnis eine Überschrift hinzuzufügen, setzen Sie den Cursor an den Anfang der Tabelle, drücken Sie die Eingabetaste und erstellen Sie die Überschrift mit dem ersten Überschriftenstil. Außerdem sollten Sie nach dem Inhaltsverzeichnis einen weiteren Seitenumbruch einfügen, um es von der Einleitung zu trennen.

Klicken Sie abschließend noch einmal auf das "¶"-Symbol, um die Absatzmarkierungen zu entfernen, und schon sehen Sie das Endprodukt!

Sie können Ihr Dokument nun bearbeiten und Korrektur lesen und speichern Sie es als PDF, um Ihre neue Formatierung zu sichern!