8 PowerPoint-Fehler und wie man sie vermeidet

Es braucht nicht viel, damit eine Präsentation unordentlich ist, unprofessionell aussieht oder die Zuschauer verwirrt. Werfen wir einen Blick auf häufige PowerPoint (PPT)-Fehler und was Sie tun können, um sie zu vermeiden.

1. Falsch ausgerichtete Inhalte in PowerPoint

Falsch ausgerichtete Objekte auf einer PPT-Folie stechen wie ein wunder Daumen hervor. Sie sehen schlampig aus und verraten dem Betrachter, dass Sie die Folie schnell und unbedacht zusammengebastelt haben.

Die beste Lösung ist die Verwendung von Smart Guides. Diese helfen Ihnen, die Formen in ihrer Position zu fixieren, wenn Sie auf die Folie klicken und sie ziehen. Um die intelligenten Hilfslinien zu aktivieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste in den grauen Bereich um den Rand Ihrer Folie und bewegen Sie den Mauszeiger über den Pfeil "Raster und Hilfslinien". Klicken Sie dann auf "Intelligente Hilfslinien", falls diese Option nicht bereits mit einem Häkchen versehen ist.

Wie Sie unten sehen können, haben wir nach dem Aktivieren der intelligenten Hilfslinien auf Feld 1 geklickt und es gezogen. PPT hat uns nicht nur die Ausrichtung der Form im Verhältnis zu den anderen Objekten auf der Folie angezeigt, sondern uns auch ermutigt, sie miteinander zu verbinden.

Sie können auch die in PPT eingebaute Funktion Rasterlinien verwenden, um Ihre Formen manuell auszurichten.

2. Zu viele Aufzählungspunkte in PowerPoint

Das ist ein Albtraum für die Zuhörer! Es ist uninspirierend, entmutigend und amateurhaft. Als allgemeine Regel gilt: Vermeiden Sie zu viel Text auf jeder PPT-Folie. Wenn es sich jedoch um wichtige Informationen handelt, die Sie nicht reduzieren können, gibt es bessere Möglichkeiten, Ihr Material zu präsentieren.

Die beste Möglichkeit, dieses Problem zu lösen, ist die Verwendung der SmartArt-Funktion von PPT.

Wenn Sie Ihren Text bereits eingegeben haben und ihn in SmartArt umwandeln möchten, öffnen Sie bei markiertem Textfeld die Registerkarte "Home" im Menüband und klicken Sie in der Gruppe "Absatz" auf "In SmartArt umwandeln".

Daraufhin wird eine ganze Reihe von Entwürfen angezeigt, über die Sie den Mauszeiger bewegen können, um zu sehen, wie sie aussehen. Klicken Sie auf das gewünschte Layout.

Aber denken Sie daran: Unser Ziel ist es, die Folie ansehnlicher, lesbarer und verständlicher zu machen. Im Moment sieht diese Folie noch uninspiriert und schwer lesbar aus. Um dies zu ändern, markieren Sie einfach die Elemente, die Sie ändern möchten, und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor, z. B. die Größenanpassung der Kästchen, die Anpassung der Schriftgrößen oder das Öffnen der Registerkarte "SmartArt-Design" in der Multifunktionsleiste.

Wenn Sie Ihren Text noch nicht eingegeben haben, aber wissen, dass Sie SmartArt verwenden möchten, vergewissern Sie sich, dass Sie auf Ihrer PPT-Folie auf keinen Text oder kein Bild geklickt haben, öffnen Sie dann die Registerkarte "Einfügen", gehen Sie zur Gruppe "Illustrationen" und klicken Sie auf "SmartArt".

Sie können dann aus einer Reihe von Optionen wählen, die angezeigt werden.

3. Zu viele Animationen und Übergangseffekte in PowerPoint verwenden

Animationen sind eine gute Möglichkeit, um Details innerhalb Ihrer PPT-Folie hervorzuheben oder Informationen schrittweise einzuführen, wenn Sie eine Präsentation halten. Übergänge zwischen Folien können professionell und elegant aussehen. Wenn Sie diese Funktionen jedoch übermäßig einsetzen, kann dies Ihr Publikum ablenken und geschmacklos wirken.

Um auf die Animationen zuzugreifen, klicken Sie auf das Element, das Sie animieren möchten, und wählen Sie den Effekt auf der Registerkarte "Animationen". Weitere Optionen finden Sie, wenn Sie auf den Dropdown-Pfeil "Animationsstile" auf der rechten Seite klicken.

Übergänge sind die Art und Weise, wie Ihre PPT-Präsentation von einer Folie zur nächsten wechselt. Sie können auf der Registerkarte "Übergänge" aufgerufen werden.

Wir empfehlen, Animationen und Übergänge auf ein Minimum zu beschränken, sowohl in Bezug auf die Anzahl als auch auf die Art, indem Sie sich an diese Regeln halten:

1. Fragen Sie sich: "Wird meine Präsentation dadurch besser?" Wenn die Antwort nein lautet, lassen Sie es weg.
2. Verwenden Sie raffinierte Effekte, die weniger als eine Sekunde dauern, ohne dass Sie die Geschwindigkeit der Animation ändern müssen. Fade und Cut sind unsere bevorzugten Übergänge, da sie professionell aussehen und schnell sind, und Appear und Fade sind optimale Einstiegsanimationen.
3. Verwenden Sie für jede Folie den gleichen Übergangseffekt und für jedes Element die gleiche Animation.
4. Versuchen Sie zu vermeiden, mehr als eine Animation für jedes Element zu verwenden.

4. Falsche Farbkombinationen in PowerPoint verwenden

Die neuesten Versionen von PPT bieten eine breite Palette von Farben. Wenn Sie jedoch nicht aufpassen, können Sie die Augen Ihrer Leser überanstrengen, indem Sie die falschen Kombinationen wählen.

Die beste Möglichkeit, dies zu vermeiden, ist die Verwendung des PPT-Mechanismus "Farbvarianten". Gehen Sie auf der Registerkarte "Design" im Menüband zur Gruppe "Varianten" und klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil.

Bewegen Sie den Mauszeiger im daraufhin angezeigten Menü auf "Farben" und wählen Sie eine Variante, die Ihnen gefällt.

Wenn Sie nun Text hinzufügen oder die Farbe eines Elements in Ihrer Präsentation ändern, können Sie aus der ausgewählten Farbpalette wählen, was Ihnen hilft, kontrastarme Farben zu vermeiden. Versuchen Sie außerdem, sich an diese Regeln zu halten:

1. Verwenden Sie keinen roten Text. Diese Farbe wird bei der Projektion oft ausgewaschen, insbesondere bei einem Projektor von schlechter Qualität oder wenn das Sonnenlicht auf die Projektionsfläche trifft. Die schlechtesten Farbkombinationen sind Blau mit Rot und Grün mit Rot. Vermeiden Sie diese unter allen Umständen!
2. Verwenden Sie möglichst dunkle Schriftarten auf hellem Hintergrund oder helle Schriftarten auf dunklem Hintergrund.
3. Verwenden Sie niemals farbige Schriftarten zur Hervorhebung - dies kann bei farbenblinden Zuhörern zu Problemen führen.

5. Verwendung minderwertiger oder verzerrter Bilder in PowerPoint

Bilder sehen in PPT großartig aus, aber oft wird vergessen, dass die Präsentation auf einem großen Bildschirm angezeigt wird, weshalb sie eine angemessene Auflösung haben müssen. Verwenden Sie ein Bild mit mindestens 150 Pixel pro Zoll (PPI) oder skalieren Sie Ihr Bild hoch, um Unschärfe zu vermeiden.

Sie können PPT auch zwingen, die maximal mögliche Bildauflösung zu verwenden. Klicken Sie dazu auf "Datei" (oben links im PPT-Fenster) und öffnen Sie "Optionen" (unten im Menü, das sich öffnet). Klicken Sie im Dialogfeld auf "Erweitert" und ändern Sie "Standardauflösung" im Abschnitt "Bildgröße und -qualität" in "High Fidelity".

Wenn Sie schließlich die Größe eines Bildes ändern, achten Sie darauf, dass Sie dies von den Eckgriffen aus tun. Auf diese Weise bleiben die richtigen Proportionen erhalten und es werden keine gequetschten oder gestreckten Bilder erzeugt.

6. Inkonsistenz zwischen PowerPoint-Folien

Wenn Sie von einer Folie zur nächsten wechseln, werden Ihre Zuhörer Unstimmigkeiten sofort bemerken. Eine Möglichkeit, dies zu umgehen, besteht darin, die gesamte Folie zu kopieren (Strg C) und einzufügen (Strg V), um dann den Inhalt zu ändern.

Die beste Möglichkeit ist jedoch die Verwendung des Folienmasters von PPT, den Sie über die Registerkarte "Ansicht" im Menüband aufrufen können.

Änderungen, die Sie im Folienmaster vornehmen, wirken sich auf den Inhalt der einzelnen Folienlayouts aus, so dass Sie die Konsistenz zwischen Ihren Folien gewährleisten können.

7. Verwendung von schwer lesbarem Text in PowerPoint

Befolgen Sie diese Regeln, um sicherzustellen, dass Ihr Text leicht zu lesen ist:

1. Sie denken vielleicht, dass ausgefallene Schriftarten in Ihrer Präsentation gut aussehen, aber am besten ist es, eine serifenlose Schrift zu verwenden.
2. Vermeiden Sie zu viel Text und verwenden Sie eine größere Schriftart. Wenn Ihre Schrift zu klein ist, weil Sie viel Text auf einer Folie haben, teilen Sie den Text entweder auf zwei Folien auf oder reduzieren Sie die Menge des Inhalts.
3. Vermeiden Sie die Verwendung roter Schrift. Diese funktioniert auf einem Projektor nicht gut, vor allem wenn das Sonnenlicht auf die Projektion trifft.

8. Verwendung von Bildern oder Mustern als PPT-Folienhintergrund

Wenn Sie ein Bild oder ein Muster als Folienhintergrund verwenden möchten, kann dies jedoch die Lesbarkeit des Textes erschweren.

Um dem entgegenzuwirken, verwenden Sie einfach einen einfarbigen Hintergrund. Wenn Sie das Bild jedoch unbedingt beibehalten wollen, erhöhen Sie seine Transparenz. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die graue Fläche, die Ihre Folie umgibt, und klicken Sie auf "Hintergrund formatieren".

Fügen Sie in dem sich öffnenden Fenster Ihr Bild ein und schieben Sie den Transparenzregler so weit nach rechts, dass der Text gut lesbar ist.

Sie können Ihr Bild nun beibehalten, und Ihr Publikum kann Ihren Text sehen.

Jetzt, da Ihre Folien richtig formatiert und für die Präsentation bereit sind, möchten Sie vielleicht ein Inhaltsverzeichnis zu Ihrer PPT-Präsentation hinzufügen oder eine komprimierte Version der PPT-Folien für Ihre Zuhörer ausdrucken.