Das neue Outlook für Windows: Alles, was Sie wissen müssen

Verschiedene Betriebssysteme bieten unterschiedliche E-Mail-Client-Software an, und auf die meisten können Sie auch über Ihren Webbrowser zugreifen. Werfen wir einen Blick auf einige der Funktionen des Updates vom Januar 2024 für die Microsoft Outlook-App.

Windows Mail vs. Microsoft Outlook

Anfang 2024 kündigte Windows an, dass neue Windows 11-Geräte mit dem neuen Outlook für Windows als vorinstalliertem Standard-E-Mail-Client ausgeliefert werden, ohne dass für dessen Nutzung eine Gebühr anfällt. Wenn Sie ein Gerät mit Windows 10 oder höher verwenden, haben Sie Zugriff auf das Outlook-Update vom Januar 2024. Der Vorteil der Anmeldung bei einer kostenpflichtigen Version von Microsoft 365 ist, dass Sie bei der Verwendung von Outlook keine Werbung sehen.

Vor 2024 hatten Sie die Möglichkeit, die kostenlose Windows-Postfach-App - Windows Mail - zu verwenden. Diese wird noch bis Ende 2024 zusammen mit der Windows-Kalender-App im Microsoft Store zum Download zur Verfügung stehen.

Wenn Sie nur die eine oder andere E-Mail senden und empfangen möchten, erfüllen beide Programme die gleiche Aufgabe. Wenn es jedoch um die technische Seite geht, gewinnt Outlook, da es viele hervorragende , wenig genutzte Funktionen und erweiterte Benutzerfunktionen bietet, die Mail nicht hat. Outlook integriert außerdem seine Mailing-Funktionen mit den Kalenderfunktionen, so dass Sie nicht die separaten Windows Mail- und Kalender-Apps herunterladen müssen.

Neue Funktionen in Outlook

Das Outlook-Update vom Januar 2024 bietet mehr Flexibilität, darunter mehr personalisierte Layoutoptionen, leichter zugängliche Einstellungen und eine bessere Kontrolle darüber, wann Sie Ihre E-Mails empfangen und senden.

Minimalistisches Layout

Was das Aussehen von Outlook betrifft, so scheint es, dass Microsoft vor allem einen minimalistischen Ansatz verfolgt. Das erste, was Ihnen vielleicht auffällt, ist, dass es sehr glatt aussieht und der Webversion von Microsoft Outlook sehr ähnlich ist. Zu diesem minimalistischen Erscheinungsbild gehört auch, dass die Multifunktionsleiste (die Leiste am oberen Rand mit allen Funktionen und Merkmalen) vereinfacht wurde und weniger Wörter und Symbole enthält als die traditionelle Multifunktionsleiste.

Wenn Sie die traditionelle Multifunktionsleiste aus der Zeit vor 2024 bevorzugen, klicken Sie auf den Pfeil nach unten rechts neben der Multifunktionsleiste und wählen Sie "Klassische Multifunktionsleiste", wo Sie weitere Optionen finden.

Wenn Sie im Menüband auf "Dichte" klicken, haben Sie die Wahl zwischen den Optionen "Geräumig", bei der alles weiter auseinander liegt und größer ist, und "Kompakt", bei der alles aufgeräumter und enger ist, sowie "Gemütlich" als mittlere Dichte.

Outlook-Einstellungen

Haben Sie schon oft zu viel Zeit damit verbracht, die Outlook-Einstellungen zu finden? In der Build 17126.20132 hat Microsoft das Einstellungs-Cog in der oberen rechten Ecke des Fensters platziert, um den Zugriff zu erleichtern.

Und nicht nur das: Die Einstellungen sind übersichtlich und einfach zu durchsuchen. Von hier aus können Sie Ihre Konto-, allgemeinen, E-Mail-, Kalender-, Personen- und Premium-Einstellungen verwalten.

Mit dem Update vom Januar 2024 können Sie Ihre Farbschemata über die Registerkarte "Erscheinungsbild" in den "Allgemeinen" Einstellungen ändern. Im folgenden Beispiel haben wir den dunklen Modus gewählt. Sie können aber auch ein modernes oder ein klassisches Design wählen.

Mein Tag: Aufgaben- und Kalenderintegration

Vor 2024 war die Verknüpfung von Outlook mit Microsoft To-Do ein wenig umständlich. Eine der beeindruckendsten und nützlichsten modernen Funktionen von Outlook ist jedoch diese Integration. Klicken Sie in Outlook auf das Symbol "Mein Tag" in der oberen rechten Ecke, um den Kalender und die Aufgabenliste zu öffnen, zwischen denen Sie über die Registerkarten in der Seitenleiste wechseln können.

Sie können einfach auf "Aufgabe hinzufügen" klicken, um sich an eine andere Aufgabe zu erinnern, die Sie erledigen müssen. Eine noch nützlichere Funktion ist, dass Sie eine E-Mail aus Ihrem Posteingang oder einem anderen Ordner in die Seitenleiste "Mein Tag" ziehen können, um sie entweder in Ihrer Aufgabenliste abzulegen oder sie als Ereignis in Ihrem Kalender hinzuzufügen.

Wenn Sie sie als Aufgabe zu Ihrer Aufgabenliste hinzufügen, enthält das Element auch einen Link zur ursprünglichen E-Mail, damit Sie bei Bedarf leichter darauf zugreifen können.

Wenn Sie eine E-Mail als Kalenderereignis in die Seitenleiste Mein Tag ziehen, wird ein neues Fenster geöffnet, in dem Sie die Details des Kalendereintrags ändern können.

Anheften einer E-Mail

Haben Sie eine wichtige E-Mail, die Sie nicht aus den Augen verlieren möchten? Mit Microsoft Outlook können Sie eine E-Mail oben in Ihrem Posteingang oder in einem Ordner anheften. Bewegen Sie dazu den Mauszeiger über die E-Mail, die Sie anheften möchten, und klicken Sie auf das Symbol zum Anheften.

Eine E-Mail in den Schlummermodus versetzen

Wir alle werden von den vielen E-Mails, die gleichzeitig in unserem Posteingang auftauchen, überwältigt. Wenn Sie Ihren Posteingang (und Ihren Verstand!) von bestimmten E-Mails befreien möchten, die zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden können, wählen Sie die betreffende E-Mail aus und klicken Sie auf das Symbol "Schlummern" auf der Registerkarte "Home" in der Multifunktionsleiste. Wählen Sie eine von Microsoft vorgeschlagene Standardzeit oder ein Datum aus, oder klicken Sie auf "Datum auswählen", um eine bestimmte Zeit zu wählen.

Nachdem Sie die Uhrzeit und das Datum gewählt haben, verschwindet die E-Mail aus Ihrem Posteingang und erscheint zu der von Ihnen gewählten Uhrzeit als neue E-Mail. Wenn Sie die E-Mail in der Zwischenzeit suchen müssen, können Sie sie über den Ordner "Schlummern" in Ihrem Ordnerfenster aufrufen. Klicken Sie auf "Entschlummern" (über das gleiche Uhrensymbol auf der Registerkarte "Home"), um die E-Mail wieder in Ihren Posteingang zu verschieben.

Planen Sie eine E-Mail

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie haben Ihre perfekte E-Mail verfasst und sind bereit, sie zu versenden, aber Sie haben gerade festgestellt, dass es Freitagabend 17:05 Uhr ist, und Sie möchten nicht, dass der Posteingang Ihrer Kollegen am Ende der Woche verstopft wird. In diesem Fall können Sie den Versand Ihrer E-Mail für einen späteren Zeitpunkt planen. Öffnen Sie dazu die Registerkarte "Start" in der Multifunktionsleiste und klicken Sie auf "Neue E-Mail", um Ihre Nachricht zu verfassen, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben "Senden" und wählen Sie "Senden planen" Diese Funktion gab es in Outlook schon früher, aber sie ist jetzt viel bequemer zu finden.

Die E-Mail wartet in Ihrem Ordner "Entwürfe", bis sie gesendet wird. Wenn Sie die E-Mail in den Entwürfen öffnen, können Sie auf den Pfeil klicken, um die E-Mail zu ändern oder sie stattdessen sofort zu senden.

Outlook-Kategorien

Um Ihre Outlook-Ordner übersichtlich zu halten, können Sie Ihre E-Mails kategorisieren. Gehen Sie zum Menüpunkt "Einstellungen" und rufen Sie "Kategorien" über die Registerkarte "Konten" auf.

Von hier aus können Sie bestehende Kategorien umbenennen oder neue Kategorien erstellen. Außerdem können Sie auf den Stern neben einer Kategorie klicken, um sie als Favorit zu markieren. Sie erscheint dann in Ihrem Favoritenbereich oben im Ordnerfenster.

Klicken Sie dann in Ihrem Posteingang oder einem anderen E-Mail-Ordner mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail und wählen Sie "Kategorisieren" Sie können dann eine geeignete Kategorie für die betreffende E-Mail auswählen. In diesem Beispiel werden alle E-Mails, die wir als blau kategorisieren, in unserem Favoritenbereich verfügbar sein. Darüber hinaus wird die Farbe der Kategorie neben den E-Mails in ihren Ordnern angezeigt, so dass Sie klar erkennen können, zu welcher Kategorie die jeweilige E-Mail gehört.

Wie Sie das neue Outlook für Windows erhalten

Sie können auf die Januar 2024-Version von Microsoft Outlook über Ihre vorhandene Outlook-Version oder über die Windows Mail-App zugreifen. Öffnen Sie zunächst Outlook oder Mail auf die übliche Weise. Möglicherweise haben Sie das Symbol an die Taskleiste angeheftet, oder Sie können die Suche im Startmenü verwenden.

Wenn Sie Windows Mail verwenden, wird oben ein Banner angezeigt, mit dem Sie stattdessen das neue Outlook ausprobieren können.

In Outlook finden Sie in der oberen rechten Ecke eine Schaltfläche "Try The New Outlook", die deaktiviert ist.

Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Umschaltung zu aktivieren. Bevor sich alles ändert, wird ein Popup-Fenster angezeigt, das bestätigt, dass Sie die Umschaltung vornehmen werden. Wenn Sie mit der Meldung zufrieden sind, klicken Sie auf "Umschalten"

An diesem Punkt wird Outlook geschlossen. Aber keine Angst, es wird bald wieder mit dem Build 17126.20132 geöffnet, und Sie werden sehen, dass die Schaltfläche, auf die Sie gerade geklickt haben, jetzt aktiviert ist. Wenn Outlook wieder geöffnet wird, werden Ihnen in der unteren rechten Ecke des Fensters einige Hinweise angezeigt, die Sie schnell durchgehen sollten, um einige Ideen zu erhalten.

Beachten Sie, dass das Update vom Januar 2024 wahrscheinlich als ein völlig anderes Programm geöffnet wird. Daher sollten Sie das neue Symbol an Ihre Taskleiste anheften, um später leichter darauf zugreifen zu können, und das alte Symbol entfernen.

Wenn Sie, aus welchen Gründen auch immer, die ältere Version bevorzugen, können Sie genauso leicht wieder zurückwechseln. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Neues Outlook", teilen Sie Microsoft über das Feedback-Formular mit, warum Sie zurückwechseln möchten, und Outlook wird automatisch geschlossen und mit Ihrer bevorzugten Version wieder geöffnet.

Jetzt, wo Sie die neuen Funktionen des Outlook-Updates vom Januar 2024 kennen, können Sie Ihre E-Mails mit Zuversicht verfassen und unsere besten Tipps für eine fehlerfreie E-Mail-Kommunikation befolgen.