Erstellen Sie einen freigegebenen Ordner auf Google Drive kann ein wesentliches Werkzeug für die Teamarbeit sein und es Mitarbeitern ermöglichen, auf Dokumente zuzugreifen und diese zu ändern in Echtzeit. Allerdings kann der Vorgang etwas verwirrend sein. Für die Benutzer die mit der Plattform nicht vertraut sind. In diesem Artikel erklären wir es So erstellen Sie einen freigegebenen Ordner in Google Drive auf detaillierte und einfache Weise.

Google Drive ist eines der Speichertools in der Wolke Dank seiner Integration wird es heute am häufigsten verwendet mit anderen Dienstleistungen von Google und seiner Fähigkeit zum Speichern und Dateien teilen alle Arten. Aber Sie können Daten nicht nur speichern, sondern auch für die Zusammenarbeit nutzen mit anderen Benutzern, und eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, freigegebene Ordner zu erstellen.

Bevor Sie beginnen, kann es hilfreich sein, sich mit den Grundlagen vertraut zu machen. von Google Drive. Wenn Sie eine detailliertere Anleitung zur Plattform benötigen, können Sie sich unseren Beitrag auf ansehen Die grundlegende Anleitung zu Google Drive. Sobald Sie die Grundlagen verstanden haben, ist das Erstellen eines freigegebenen Ordners ein einfacher und schneller Vorgang.

Grundlegendes zu freigegebenen Ordnern in Google Drive

Die Funktionalität von freigegebene Ordner in Google Drive ermöglicht es Ihnen, im Team zu arbeiten effizient Und einfach. Zu schaffen Für diese Ordner benötigen Sie nur einen Google-Konto und folgen Sie ein paar einfachen Schritten. Gehen Sie zunächst zu Ihrem Google Drive und klicken Sie oben links auf dem Bildschirm auf die Option „+ Neu“. Es erscheint ein Dropdown-Menü. Wählen Sie „Ordner“, um einen neuen zu erstellen. Nach der Erstellung können Sie es entsprechend dem Thema der Informationen, die Sie teilen möchten, umbenennen.

Um diesen Ordner freizugeben, Sie müssen es auswählen und dann mit der rechten Maustaste darauf klicken. Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option „Teilen“. Hier können Sie die E-Mail-Adressen der Personen eingeben, mit denen Sie den Ordner teilen möchten. Darüber hinaus können Sie in Google Drive verschiedene Zugriffsebenen festlegen und zwischen Optionen wie „Bearbeiten“, „Kommentieren“ oder „Anzeigen“ wählen.

Schließlich muss daran erinnert werden die Sicherheit unserer Daten es ist entscheidend. Google Drive führt sichern automatisch und ermöglicht Wiederherstellen von Dateien eliminiert. Beachten Sie jedoch, dass beim Löschen einer Datei aus einem freigegebenen Ordner diese für alle Mitglieder gelöscht wird. Um Datenverluste zu vermeiden, können Sie die Versionsverlaufsfunktion nutzen, mit der Sie frühere Versionen eines Dokuments wiederherstellen können. Um mehr über diese Aspekte zu erfahren, können Sie lesen Sicherheit in Google Drive. Stellen Sie sicher, dass Sie verstehen, wie diese Funktionen funktionieren, um Missverständnisse und Informationsverluste zu vermeiden.

So laden Sie andere Personen zum Zugriff auf Ihren freigegebenen Ordner ein

Nachdem Sie Ihren freigegebenen Ordner in Google Drive erstellt haben, besteht der nächste Schritt darin, andere Personen zum Zugriff einzuladen. Öffnen Sie dazu zunächst den Ordner, den Sie freigeben möchten, und klicken Sie dann auf die entsprechende Schaltfläche "Aktie". Durch diese Aktion wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie die E-Mail-Adressen der Personen eingeben können, mit denen Sie den Ordner teilen möchten.

Ein wichtiges Detail, das Sie beachten sollten, ist, dass Sie konfigurieren müssen, dass die Personen, mit denen Sie den Ordner teilen, die darin enthaltenen Dokumente anzeigen, kommentieren oder bearbeiten können. Dazu müssen Sie die Zugriffsebene auswählen, die Sie ihnen gewähren möchten. Sie können zwischen wählen „Darf ansehen“, „Darf kommentieren“ und „Darf bearbeiten“. Sobald die Zugriffsebene ausgewählt ist, klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“, um den Ordner freizugeben.

Es gibt auch eine schnelle Möglichkeit, den Ordner für andere Personen freizugeben, ohne deren E-Mail-Adressen eingeben zu müssen. Sie müssen lediglich die Option auswählen «Teilbaren Link erhalten». Dadurch wird ein Link generiert, den Sie kopieren und mit jedem teilen können, sei es per E-Mail, SMS oder sogar per E-Mail WhatsApp. Diese Option kann sehr nützlich sein, wenn Sie den Ordner für eine große Anzahl von Personen freigeben möchten, da Sie dadurch viel Zeit sparen. Bitte beachten Sie, dass jeder, der Zugriff auf den Link hat, die Dokumente im Ordner sehen, sie aber nur bearbeiten kann, wenn Sie ihm diese Zugriffsebene gegeben haben.

Berechtigungen für freigegebene Ordner verwalten: Grundlegende Empfehlungen

Beim Einrichten eines freigegebenen Ordners in Google Drive ist einer der wichtigsten Aspekte zu berücksichtigen Berechtigungsverwaltung. Dies bezieht sich darauf, wer die Dateien im freigegebenen Ordner anzeigen, bearbeiten und verwalten kann. Standardmäßig können alle Mitglieder des Ordners die Dateien anzeigen und bearbeiten. Wenn Sie diese Einstellung jedoch ändern möchten, können Sie dies über die Option „Berechtigungseinstellungen“ im Ordnermenü tun.

Um die Berechtigungen eines bestimmten Mitglieds zu ändern, müssen Sie zunächst die öffnen freigegebenen Ordner. Klicken Sie dann auf den Namen des Mitglieds und wählen Sie die Berechtigung aus, die Sie ihm erteilen möchten:

• Kann organisieren, hinzufügen und bearbeiten: Mit dieser Option kann das Mitglied beliebige Änderungen am Ordner und seinen Dateien vornehmen.
• Kann anzeigen: Das Mitglied kann die Dateien nur anzeigen, sie jedoch nicht bearbeiten oder neue hinzufügen.

Wenn Sie stattdessen ein Ordnermitglied löschen möchten, wählen Sie einfach „Löschen“ aus dem Dropdown-Menü für seinen Namen.

Schließlich a unbedingte Empfehlung besteht darin, regelmäßig die Berechtigungen Ihres freigegebenen Ordners zu überprüfen. Dies wird Ihnen helfen, die Sicherheit von zu gewährleisten Ihre Dateien und vermeiden Sie unerwünschte Zugriffe. Denken Sie daran: Jedes Mitglied, das Sie dem Ordner hinzufügen, kann den Link möglicherweise mit anderen Personen teilen. Daher ist es wichtig, dass Sie den Zugriff nur auf Mitglieder beschränken, die die Dateien wirklich anzeigen oder bearbeiten müssen. Weitere Informationen zum Schutz Ihrer freigegebenen Dateien finden Sie in unserem Leitfaden So schützen Sie Ihre Dateien in Google Drive.

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