7 Wege zur Beschleunigung Ihrer Excel-Tabellen

Bei der Arbeit mit Excel-Tabellen kann es zu frustrierenden Verzögerungen kommen, vor allem, wenn Sie die vielen Funktionen und Formatierungsoptionen verwenden. Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass Ihr Arbeitsblatt beim Ausführen einer einfachen Berechnung pausiert. Beachten Sie daher diese Tipps, damit Ihre Excel-Tabelle reibungslos läuft.

1. Überformatieren Sie Ihr Blatt nicht

Sie denken vielleicht, dass das Hinzufügen von Formatierungen Ihr Excel-Arbeitsblatt verschönern kann, aber es kann nicht nur die Lesbarkeit Ihres Arbeitsblatts erschweren, sondern es auch verlangsamen. Jedes Mal, wenn Sie Formatierungen hinzufügen, sei es eine ausgefallene Schriftart, verschiedene Schriftgrößen, eine Reihe von Farben oder verschiedene Rahmen, vergrößern Sie das Volumen der Datei. Es gibt ein paar Möglichkeiten, dies zu umgehen.

Wenn Sie Ihre Kalkulationstabelle betrachten und feststellen, dass sie viele Formatierungen enthält, und Sie neu beginnen möchten, drücken Sie Strg A, um alle Zellen auszuwählen. Gehen Sie dann auf der Registerkarte Start im Menüband zur Gruppe Bearbeitung und klicken Sie auf die Dropdown-Option "Löschen". Klicken Sie dort auf "Formate löschen"

Wenn Sie es vorziehen, bestimmte Formatierungen beizubehalten, aber andere Elemente zu entfernen, können Sie nach dem Drücken von Strg A in der Registerkarte Start in der Gruppe Schriftarten auswählen, welche Formatierungen Sie entfernen möchten.

Schließlich haben Sie möglicherweise versteckte Formatierungen in Form von bedingten Formatierungen. Wenn Sie die Verwendung bedingter Formatierungen in Ihrer Kalkulationstabelle reduzieren, indem Sie die Regeln für bedingte Formatierungen verwalten, wird Ihre Datei nicht so schwerfällig.

2. Komprimieren (und begrenzen) Sie Ihre Bilder

Hochauflösende und große Bilder und Grafiken in Ihrer Kalkulationstabelle erhöhen die Dateigröße massiv. Am besten vermeiden Sie dies, indem Sie die Anzahl der Bilder und Grafiken in Ihrer Arbeitsmappe insgesamt reduzieren, aber wenn sie unverzichtbar sind, verwenden Sie das in Excel integrierte Komprimierungswerkzeug.

Markieren Sie ein beliebiges Bild in Ihrer Arbeitsmappe und klicken Sie auf der Registerkarte Bildformat im Menüband auf "Bilder komprimieren" Im daraufhin angezeigten Dialogfeld können Sie das Kontrollkästchen "Nur auf dieses Bild anwenden" aktivieren, wenn Sie nur dieses Bild komprimieren möchten, oder es deaktivieren, wenn Sie die Einstellungen auf alle Bilder in der Datei anwenden möchten. Wählen Sie dann die beste Auflösung, die für Sie geeignet ist. Wenn Sie sehr viele Bilder haben, wählen Sie die niedrigste Auflösung (96 Pixel pro Zoll). Klicken Sie abschließend auf "OK"

3. Vereinfachen Sie Ihre Formeln

Es ist unvermeidlich, dass Sie in Ihrer Excel-Arbeitsmappe Formeln verwenden - schließlich ist eine der größten Stärken von Excel die Möglichkeit, dynamische Berechnungen durchzuführen. Komplexe Formeln mit vielen Zellverweisen und verschachtelten Funktionen können jedoch erheblich zur Verlangsamung eines Arbeitsblatts beitragen.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Ihre Formeln zu vereinfachen. Die erste besteht darin, benannte Bereiche in Ihren Formeln zu verwenden. Anstatt auf einzelne Zellen oder Zellbereiche in Ihren Formeln zu verweisen, bedeutet die Verwendung eines benannten Bereichs, dass Excel die angegebenen Daten schneller identifizieren und scannen kann, ohne eine komplexe Formel mit vielen verschiedenen Zellverweisen durcharbeiten zu müssen. Darüber hinaus beschleunigt die Verwendung benannter Bereiche nicht nur die Bearbeitungszeit Ihres Arbeitsblatts, sondern erleichtert auch das Schreiben, Überprüfen, Ändern und Duplizieren Ihrer Formeln. Der erste Schritt besteht darin, einem Zellbereich einen Namen zuzuweisen und diesen Namen dann in Ihrer Formel zu verwenden. Wenn wir zum Beispiel eine Reihe von Daten in den Zellen A1, B3, C5, D2, E9, F3 und G4 haben und diese Zahlen zur Berechnung eines Durchschnitts verwenden möchten, müssen wir stattdessen Folgendes eingeben

=DURCHSCHNITT(A1,B3,C5,D2,E9,F3,G4)

wenn wir diesen Zellen einen Namen geben würden, z. B. Ergebnisse, würde die Formel stattdessen lauten

=AVERAGE(Ergebnisse)

Eine weitere Möglichkeit, Ihre Formeln zu vereinfachen, besteht darin, komplexe Berechnungen in kleinere Formeln aufzuteilen. Wenn Sie z. B. den Jahresgewinn mehrerer Mitarbeiter für die letzten fünf Jahre berechnen möchten, könnten Sie, anstatt Dutzende von Zellverweisen zu verwenden, deren Gewinne nach Quartalen aufschlüsseln und dann eine Gesamtsumme am Ende Ihrer Zeile oder am Ende Ihrer Spalte bilden.

Dadurch wird nicht nur die Komplexität Ihrer Formeln verringert, sondern auch die Analyse Ihrer Zahlen erleichtert.

Schließlich können Sie statt komplizierter, verschachtelter WENN-Formeln auch alternative Funktionen verwenden. Je nachdem, was Sie berechnen möchten, können Sie die Funktionen VLOOKUP, CHOOSE oder LET verwenden, die weniger Argumente erfordern.

4. Vermeiden Sie leere Zeilen und Spalten

Anstatt leere Zeilen und Spalten zu verwenden, um Ihre Daten zu trennen, sollten Sie Rahmen und Farben verwenden. Leere Zeilen und Spalten erhöhen die Dateigröße Ihrer Arbeitsmappe und können die Berechnungsprozesse von Excel verzögern. Kleinere Arbeitsmappen werden dadurch nicht wesentlich beeinträchtigt, aber viele leere Zeilen und Spalten zwischen größeren Datensätzen schon. Zusammen mit den anderen Tipps in diesem Artikel wird das Entfernen leerer Zeilen und Spalten definitiv dazu beitragen, Ihre Excel-Arbeitsmappe aufzuräumen und ihre Leistung zu verbessern.

5. Ändernde Werte begrenzen

Bestimmte Funktionen in Excel ändern den Wert, den sie erzeugen, jedes Mal, wenn Excel in Ihrer Kalkulationstabelle eine Neuberechnung durchführt. So erzeugt beispielsweise die Funktion =RAND jedes Mal eine neue Zufallszahl, wenn Sie Änderungen an Ihrem Arbeitsblatt vornehmen, und =TODAY aktualisiert den Zellwert, um das aktuelle Datum widerzuspiegeln. Dies sind so genannte flüchtige Funktionen.

Da Excel die Werte in den Zellen, in denen Sie flüchtige Funktionen haben, ständig aktualisieren muss, kann es zu einer Verzögerung der Reaktionszeit Ihres Arbeitsblatts kommen, die umso größer ist, je mehr flüchtige Funktionen Sie haben.

Weitere Beispiele für flüchtige Funktionen sind =NOW, =RANDBETWEEN, =RANDARRAY, =OFFSET und =INDIRECT.

Die naheliegendste Möglichkeit, die Auswirkungen flüchtiger Funktionen auf die Verarbeitung zu begrenzen, besteht darin, ihre Verwendung ganz zu reduzieren. Wenn Sie beispielsweise mit =RANDBETWEEN eine Zufallsliste von Zahlen erstellen möchten, sollten Sie diese Werte nach der Berechnung durch Excel dauerhaft machen. Markieren Sie dazu alle Zahlen, die durch die Berechnung entstanden sind, und drücken Sie Strg C.

Markieren Sie dann die Zelle oben links in der Zufallsreihe. Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte Start auf den Dropdown-Pfeil Einfügen und wählen Sie das Symbol Werte".

Sie werden sehen, dass sich die Zahlen innerhalb Ihrer Parameter ein weiteres Mal ändern (da sie bis zu dem Zeitpunkt, an dem Sie ihre Werte eingefügt haben, noch flüchtig waren), aber sie sind jetzt in Ihrer Kalkulationstabelle als echte Zahlen enthalten und ändern sich nicht mehr, wenn Excel eine Neuberechnung vornimmt.

Eine weitere Möglichkeit, um zu verhindern, dass flüchtige Funktionen Ihre Kalkulationstabelle verlangsamen, besteht darin, die automatischen Berechnungen zu deaktivieren. Klicken Sie in der Gruppe Berechnung auf der Registerkarte Formeln im Menüband auf "Berechnungsoptionen" und aktivieren Sie "Manuell", um Excel anzuweisen, flüchtige Funktionen nicht automatisch zu aktualisieren. Wenn Sie dann bereit sind, Ihre flüchtigen Funktionen zu aktualisieren, klicken Sie auf "Blatt berechnen"

Dies bedeutet, dass die Funktionen Ihre Kalkulationstabelle nur dann verlangsamen, wenn Sie darauf vorbereitet sind, und nicht bei jeder Änderung, die Sie vornehmen.

6. Benannte Elemente bereinigen

Wie in Tipp 3 erwähnt, kann die Verwendung von benannten Bereichen dazu beitragen, Ihre Formeln zu vereinfachen und Ihre Arbeitsmappe generell aufzuräumen. Es ist jedoch wichtig, dass Sie darauf achten, dass Sie keine redundanten Namen oder mehrere Namen für dieselbe Datengruppe verwenden. Andernfalls entsteht eine zusätzliche Verarbeitungsebene, die Excel beim Öffnen, Arbeiten und Schließen der Arbeitsmappe berücksichtigen muss.

Um alle benannten Elemente in Ihrer Arbeitsmappe zu löschen, klicken Sie auf der Registerkarte Formeln in der Multifunktionsleiste auf "Namensmanager" Wenn sich das Dialogfeld öffnet, sehen Sie alle benannten Bereiche in Ihrer Arbeitsmappe. Überprüfen Sie diese manuell, indem Sie auf "Löschen" klicken, um nicht verwendete benannte Bereiche zu entfernen, und auf "Bearbeiten", um ihre Namen zu bereinigen.

7. Leistung prüfen

Wenn Sie alle oben genannten Tipps ausgeschöpft haben und feststellen, dass Ihre Arbeitsmappe immer noch nicht die gewünschte Leistung erbringt, können Sie Excel zwingen, eine Überprüfung Ihrer Datei durchzuführen. Das ursprünglich 2022 in Excel für das Web eingeführte und 2024 auf die Windows-Excel-Anwendung ausgeweitete Tool Leistung prüfen sucht nach überflüssigen Formatierungen, nicht benötigten Metadaten, nicht verwendeten Formaten und anderen Problemen, die die Geschwindigkeit Ihrer Arbeitsmappe beeinträchtigen könnten.

Wechseln Sie auf der Registerkarte Überprüfen im Menüband zur Gruppe Leistung und klicken Sie auf "Leistung prüfen"

Daraufhin öffnet sich auf der rechten Seite des Fensters eine Seitenleiste mit Hinweisen, was Sie tun können, um die Leistung Ihrer Arbeitsmappe zu verbessern.

Wenn Sie diese Tipps befolgt haben und feststellen, dass Excel immer noch langsam arbeitet, liegt die Ursache des Problems möglicherweise nicht in der Microsoft 365-Anwendung, sondern Sie müssen stattdessen die Gesamtleistung Ihres PCs verbessern.