Ich verwende in den meisten Tabellenkalkulationen bedingte Formatierungen: Hier der Grund

Das manuelle Hervorheben von Werten in großen Datensätzen kann sowohl zeitaufwändig als auch fehleranfällig sein, vor allem wenn sich Ihre Daten im Laufe der Zeit ändern können. Die Verwendung von bedingter Formatierung kann diese beiden Hürden beseitigen.

Die bedingte Formatierung formatiert eine Zelle oder einen Bereich von Zellen auf der Grundlage von Bedingungen, die Sie angewendet haben. In den folgenden Beispielen zeige ich Ihnen einige alltägliche Anwendungen dieses unglaublich nützlichen Tools, damit Sie Excel die harte Arbeit abnehmen können.

Wie greifen Sie auf das Tool für bedingte Formatierung zu?

Um auf das Tool für bedingte Formatierung zuzugreifen, markieren Sie die Zelle(n), die Sie formatieren möchten, und klicken Sie auf der Registerkarte Start im Menüband in der Gruppe Formatvorlagen auf "Bedingte Formatierung". Von dort aus sehen Sie die vielen verschiedenen verfügbaren Optionen.

Bedingte Formatierung kann bestimmte Werte hervorheben

Excel ist vor allem für seine Fähigkeit bekannt, Daten zu präsentieren und zu organisieren, damit Sie sie verwenden und analysieren können. Um den Analyseprozess zu vereinfachen, können Sie mit der bedingten Formatierung Zellen mit bestimmten Werten, eindeutige oder doppelte Zellen, höchste und niedrigste Werte in einem Datensatz und viele andere ähnliche Szenarien hervorheben.

Hervorheben von Zellen, die bestimmte Werte enthalten

Nehmen wir an, Sie veranstalten eine Party und haben die Essensbestellungen aller Gäste aufgenommen. Sie möchten nun, dass Excel jede Steakbestellung hervorhebt, da Sie die Gäste fragen müssen, wie sie ihr Steak zubereitet haben möchten.

Markieren Sie zunächst die Daten, auf die Sie die Bedingung anwenden möchten - in diesem Fall ist es die gesamte Spalte C. Klicken Sie dann im Dropdown-Menü für die bedingte Formatierung auf "Neue Regel"

Klicken Sie im Dialogfeld auf "Nur Zellen formatieren, die enthalten", und wählen Sie in der ersten Dropdown-Option "Bestimmter Text" Achten Sie darauf, dass Sie im nächsten Dropdown-Feld auf "Enthält" klicken, aber beachten Sie die anderen Optionen, die Sie in diesem Stadium ebenfalls verwenden können. Geben Sie dann in das leere Feld den Text ein, den Sie in den ausgewählten Zellen hervorheben möchten - in unserem Fall ist es "Steak" - und erstellen Sie dann die gewünschte Formatierung für diese Zellen, indem Sie auf "Format" klicken Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "OK"

Nun werden alle Zellen, die "Steak" enthalten, gelb hervorgehoben.

Hervorheben einzigartiger oder doppelter Zellen

Mit Hilfe der bedingten Formatierung können Sie Duplikate oder Anomalien in einem Datensatz leicht erkennen. Dies ist eine sehr effektive Methode, um Ihre Kalkulationstabelle effizient zu bereinigen. Ich verwende dieses Tool ständig für meine Urlaubs-Packliste. Da ich sie ständig ergänze und sowohl auf meinem Computer als auch unterwegs über OneDrive darauf zugreife, füge ich manchmal versehentlich Elemente hinzu, die bereits vorhanden sind.

Um doppelte Zellen automatisch zu markieren, wählen Sie die entsprechenden Daten aus und klicken Sie im Dropdown-Menü für die bedingte Formatierung auf "Neue Regel"

Klicken Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld auf "Nur eindeutige oder doppelte Werte formatieren", und wählen Sie in der Dropdown-Liste die Option "Duplizieren" Definieren Sie die gewünschte Formatierung für diese Zellen, indem Sie auf "Formatieren" klicken Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "OK"

So sieht meine Urlaubs-Packliste aus, wenn ich dieses Tool anwende.

Jetzt kann ich von jedem duplizierten Element eines löschen. Und da die bedingte Formatierung anpassbar ist, verliert, sobald ich ein Duplikat lösche, auch das andere seine Formatierung (da es kein Duplikat mehr ist). Das Ergebnis ist eine schöne, aufgeräumte Kalkulationstabelle.

Das Gleiche können Sie auch mit eindeutigen Zellen machen, d. h. mit Zellen, die andere Daten enthalten als der Rest des Feldes. Klicken Sie einfach im entsprechenden Dropdown-Menü auf "Eindeutig" anstelle von "Duplizieren".

Hervorheben der höchsten und niedrigsten Werte

Als begeisterter Fußballfan bewerte ich die Spieler gerne nach ihrer Leistung in jedem Spiel und kann so leicht erkennen, wer konstant gut gespielt hat. Zu diesem Zweck lasse ich Excel automatisch die beiden höchsten Bewertungen für jedes Spiel hervorheben.

Wählen Sie zunächst den Datenbereich aus, den Sie auswerten möchten. In meinem Fall ist es die erste Spalte mit Daten. Ich möchte nicht alle Daten in meiner Tabelle auswählen, da dann die beiden höchsten Bewertungen für alle Spiele hervorgehoben werden, während ich dies für jedes Spiel einzeln tun möchte.

Klicken Sie dann im Menü Bedingte Formatierung auf "Neue Regel" Klicken Sie im Dialogfeld auf "Nur ober- oder unterrangige Werte formatieren" und wählen Sie in der Dropdown-Option "Oben" (oder klicken Sie auf "Unten", wenn Sie die niedrigsten Werte hervorheben möchten). Geben Sie dann in das Zahlenfeld die Parameter für Ihre Bedingungen ein. Wenn Sie z. B. auf "1" klicken, wird der höchste Einzelwert in Ihren Daten hervorgehoben. Aktivieren Sie auch das Kästchen "%", wenn Sie Ihre Parameter als Prozentsatz angeben möchten. Erstellen Sie die gewünschte Formatierung für diese Zellen, und klicken Sie anschließend auf "OK"

So wird mein Blatt aussehen. Beachten Sie, dass fünf Punkte hervorgehoben wurden, da mehr als zwei Personen den in meiner Regel festgelegten Parameter für die höchste Punktzahl erreicht haben.

Als Nächstes sollten Sie den Format Painter verwenden, um die gleichen Bedingungen auf die nächste Spalte anzuwenden und dann die Formatierung der Werte, die Ihre Kriterien erfüllen, so zu ändern, dass sie sich von der ersten Spalte unterscheidet.

Bedingte Formatierung funktioniert bei sich ändernden Daten

Im ersten Abschnitt haben wir Zellen formatiert, die einen bestimmten Wert enthalten, aber in Excel können Sie auch die Parameter für die Formatierung Ihrer Zellen leicht ändern, ohne die Regeln anpassen zu müssen.

Nehmen wir zum Beispiel an, wir haben verschiedene Aufgaben im Haushalt, die erledigt werden müssen, und wir haben jede Aufgabe an jedem Tag einem Familienmitglied zugewiesen. Wir möchten nun alle Aufgaben sehen, die einem bestimmten Familienmitglied zugewiesen wurden.

Dazu wählen Sie zunächst alle Daten aus, die Sie durchsuchen möchten. Klicken Sie dann im Menü "Bedingte Formatierung" auf "Neue Regel" Klicken Sie im Dialogfeld auf "Nur Zellen formatieren, die enthalten", und wählen Sie in der ersten Dropdown-Option "Zellwert" Klicken Sie anschließend im zweiten Dropdown-Feld auf "Gleich" Klicken Sie dann auf das Textfeld, bevor Sie auf die Zelle klicken, die Sie als Variablenparameter verwenden möchten. In unserem Fall ist das B1. Erstellen Sie schließlich die gewünschte Formatierung für diese Zellen und klicken Sie auf "OK"

Geben Sie dann in die Zelle, die Sie in der Regel für die bedingte Formatierung ausgewählt haben, ein Wort oder eine Zahl ein, das bzw. die mit einigen der Daten in Ihrer Tabelle übereinstimmt, um zu sehen, wie die einzelnen Fälle dieses Wortes oder dieser Zahl hervorgehoben werden.

Sie können Daten leicht vergleichen

Bisher habe ich darüber gesprochen, wie die bedingte Formatierung Ihnen helfen kann, bestimmte Werte innerhalb eines Datensatzes zu identifizieren. Die bedingte Formatierung ist jedoch ebenso nützlich, um Zahlen innerhalb eines Bereichs zu vergleichen.

Um auf die Bewertungen der Fußballspieler von vorhin zurückzukommen: Anstatt die höchsten oder niedrigsten Werte hervorzuheben, sollten Sie die Leistungen aller Spieler vergleichen.

Wählen Sie zunächst die Daten aus, die Sie verwenden möchten. In unserem Fall sind es die Bewertungen des ersten Spiels in Spalte B. Wählen Sie dann in der Dropdown-Liste für die bedingte Formatierung eine der drei folgenden Optionen aus:

• Datenbalken (siehe Screenshot unten) - Damit wird jede Zelle je nach dem Wert im Vergleich zu den anderen im Bereich teilweise gefüllt. Die Zellen mit dem höchsten Wert werden vollständig gefüllt, und die Zellen mit dem niedrigsten Wert werden nur teilweise gefüllt.
• Farbskalen: Die Zellen werden in Abhängigkeit von den darin enthaltenen Werten in einem Farbverlauf eingefärbt.
• Symbolsätze: Fügt abhängig von den Zellwerten verschiedene Symbole hinzu.

Zu beachtende Punkte

Wenn Sie das Problem der bedingten Formatierung tatsächlich erkannt haben und es wie ich in den meisten Ihrer Tabellenkalkulationen verwenden, gibt es ein paar kleine Dinge zu beachten.

• Je mehr bedingte Formatierungen Sie einbeziehen (oder je größer Ihr Datensatz mit bedingten Formatierungen ist), desto langsamer wird Ihre Kalkulationstabelle möglicherweise. Das liegt daran, dass Excel die Bedingungen auf jede Zelle einzeln anwenden muss, und wenn Sie viele Regeln haben, kann das einige Zeit dauern. Wenn Sie bereit sind zu warten, ist das kein Problem, aber wenn Sie schnell arbeiten wollen, sollten Sie die Verwendung dieser Funktion einschränken.
• Seien Sie vorsichtig mit sich überschneidenden Regeln, insbesondere wenn Sie versehentlich widersprüchliche Bedingungen auf eine Zelle anwenden. Vergewissern Sie sich, dass Sie genau wissen, wo sich Ihre vorhandenen Formatierungsregeln befinden, bevor Sie neue hinzufügen.
• Das Hinzufügen von Zeilen und Spalten oder das Verschieben von Elementen an Stellen, an denen bereits eine bedingte Formatierung vorhanden ist, kann zu Problemen führen. Vergewissern Sie sich, wie beim vorherigen Punkt, dass Sie wissen, wo Sie bereits Regeln platziert haben, und überprüfen Sie nach Änderungen am Blattlayout noch einmal, ob sie sich dort befinden, wo Sie sie haben wollen.

In der Dropdown-Liste Bedingte Formatierung können Sie auch die auf Ihr Blatt angewendeten Regeln verwalten, und Sie können auch Regeln für ausgewählte Zellen, das gesamte Blatt oder eine Tabelle löschen.