Übersehen Sie Microsoft To Do nicht, es könnte die To-Do-Liste sein, nach der Sie gesucht haben

Eine gut organisierte To-Do-Liste hilft Ihnen dabei, Ordnung in Ihre Arbeits- und Lebensaufgaben zu bringen, und kann den Stress reduzieren, der entsteht, wenn Sie so viele Dinge zu erledigen haben. Wenn Sie auf der Suche nach einer kostenlosen, benutzerfreundlichen Aufgabenliste sind, die Sie auf mehreren Geräten verwenden können, könnte Microsoft To Do genau das Richtige für Sie sein.

In den folgenden Beispielen zeigen wir Ihnen die Vorteile der Microsoft 365 To Do-App, aber die gleichen Funktionen können Sie auch über die App auf Ihrem Telefon, Tablet oder der Webversion des Programms nutzen.

To Do ist für Inhaber eines Microsoft-Kontos kostenlos

Viele To-Do-Listen-Apps auf dem Markt verlangen eine Abonnementgebühr für ihre besten Funktionen. Einer der größten Vorteile von To Do ist jedoch, dass es kostenlos ist und Sie wahrscheinlich kein weiteres Konto erstellen müssen, um den Überblick zu behalten.

Um auf die App unter Windows, Mac, iOS oder Android zuzugreifen, benötigen Sie lediglich ein Microsoft-Konto. Wenn Sie eine outlook.com-, hotmail.com-, live.com-, msn.com- oder eine andere von Microsoft verwaltete E-Mail-Adresse haben, verfügen Sie bereits über ein Microsoft-Konto. Wenn Ihre Schule oder Ihr Unternehmen seine Systeme mit Microsoft betreibt, können Sie die E-Mail-Adresse verwenden, die Sie bei Ihrer ersten Anmeldung erhalten haben. Schließlich können Sie sich auch mit einem Gmail-Konto anmelden.

Microsoft To Do ist einfach zu navigieren

Wenn Sie eine Aufgabenliste erstellen, sollte dies schnell und einfach vonstatten gehen - die Erstellung der Liste sollte nicht mehr Zeit in Anspruch nehmen als die tatsächliche Erledigung der Aufgaben auf der Liste - und Microsoft To Do ist dank seiner benutzerfreundlichen Oberfläche genau das.

Wenn Sie die App öffnen und sich mit Ihrem Microsoft-Konto anmelden, werden Sie von einer übersichtlichen Seitenleiste auf der linken Seite des Hauptfensters begrüßt.

In der Seitenleiste finden Sie Folgendes:

• Mein Tag: Hierwerden die Aufgaben angezeigt, die Sie sich für heute vorgenommen haben.
• Wichtig: Siekönnen festlegen, dass bestimmte Aufgaben mit einer höheren Priorität in dieser Liste erscheinen.
• Geplant - alleAufgaben mit einem Fälligkeitsdatum oder einer Erinnerung werden in diesem Bereich angezeigt.
• Mir zugewiesen: Mitden Kollaborationstools von To Do kann jemand in Ihrer Organisation eine Aufgabe an Sie delegieren.
• Markierte E-Mail - WennSie eine E-Mail in Outlook markieren (vorausgesetzt, Sie haben sich bei demselben Konto angemeldet), wird sie in dieser Liste als Aufgabe angezeigt.
• Aufgaben - Hierwerden Ihre Aufgaben angezeigt, wenn Sie sie nicht einer Liste zuordnen.

Sie können auch über das Suchfeld oben in der Seitenleiste nach Stichwörtern suchen.

Mit der Option "Neue Liste" können Sie einen Projektordner erstellen, um einige Ihrer größeren Aufgaben zu unterteilen. Klicken Sie dazu auf "Neue Liste" und benennen Sie Ihre Liste um, indem Sie auf die Überschrift "Unbenannte Liste" klicken, die im Hauptfenster erscheint. Diese Liste wird dann in der Seitenleiste angezeigt und ist somit leicht zugänglich.

Um eine Aufgabe zu dieser Liste hinzuzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Aufgabe, bewegen Sie den Mauszeiger über "Aufgabe verschieben nach" und wählen Sie die entsprechende Liste.

Sie können auch auf das Symbol neben "Neue Liste" klicken, um Ihre Listen zu gruppieren.

Wenn Sie eine der oben genannten Optionen für die Seitenleiste auswählen, wird im Hauptfenster rechts alles angezeigt, was sich in diesem Bereich befindet. Außerdem sehen Sie am unteren Rand der Abschnitte Mein Tag, Wichtig, Geplant und Aufgaben eine weiße Leiste, in die Sie eine Aufgabe eingeben können, die Sie zu diesem Abschnitt hinzufügen möchten.

Wenn Sie eine Aufgabe auswählen, wird eine weitere Seitenleiste auf der rechten Seite Ihres Bildschirms geöffnet.

1. Klicken Sie auf den Stern, um diese Aufgabe zu Ihrem Ordner "Wichtig" hinzuzufügen. Sie verbleibt dort, bis Sie die Aufgabe erledigen oder sie aus der Liste entfernen. Diese Aufgaben bleiben auch an der Spitze Ihrer Aufgabenliste.
2. Sie können Unteraufgaben zu einer übergeordneten Aufgabe hinzufügen (und dann abhaken), indem Sie auf "Schritt hinzufügen" klicken
3. Klicken Sie auf "Zu meinem Tag hinzufügen", um sich selbst daran zu erinnern, diese Aufgabe heute zu erledigen (mehr dazu weiter unten).
4. Um der Aufgabe eine Warnung hinzuzufügen, klicken Sie auf "Erinnern"
5. Wählen Sie die Option "Fälligkeitsdatum hinzufügen", um eine Frist für diese Aufgabe festzulegen, die an dem Tag, an dem sie erledigt werden soll, auch in Mein Tag angezeigt wird.
6. Klicken Sie auf "Wiederholen", um diese Aufgabe in angemessenen Abständen wiederholen zu lassen.
7. Sie können der Aufgabe auch eine Datei anhängen oder eine Notiz hinzufügen.

Die KI von Microsoft To Do spart Ihnen Klicks

Eines der ersten Dinge, die ich zu schätzen gelernt habe, als ich anfing, Microsoft To Do unter Windows 11 zu verwenden, war, dass die KI einen Großteil der Arbeit für Sie erledigt, wenn Sie eine Aufgabe festlegen. Schließlich sollte das Hinzufügen zu Ihrer To-Do-Liste keine Aufgabe an sich sein! Gehen Sie zum Abschnitt "Geplant" in der Seitenleiste und klicken Sie auf das Feld "Aufgabe hinzufügen" am unteren Rand des Fensters. Geben Sie nicht nur den Namen der Aufgabe ein, sondern auch das Fälligkeitsdatum.

Sie werden sehen, dass das Datum und die Uhrzeit automatisch unterstrichen sind, was Ihnen zeigt, dass To Do's AI diese Aufgabe als geplantes Ereignis erkennt. Wenn Sie die Eingabetaste drücken, wird diese Aufgabe zu Ihren geplanten Aufgaben hinzugefügt, wobei für die angegebene Uhrzeit und das angegebene Datum eine Warnung eingestellt wird. Es ist wirklich so einfach. Wenn Sie außerdem "Heute" eingeben, wird die Aufgabe auch zu Ihrer Liste "Mein Tag" hinzugefügt.

Verwalten Sie Ihren Tag mit Microsoft To Do

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie haben 100 Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste und sind damit überfordert. Stattdessen möchten Sie den heutigen Tag überschaubarer gestalten und eine Liste erstellen, die nicht so entmutigend aussieht. Die Funktion "Mein Tag" von Microsoft To Do bietet genau das.

Zusätzlich zum Hinzufügen von Aufgaben zur Liste "Mein Tag" über die zuvor beschriebene Methode können Sie diesem Abschnitt auch manuell Aufgaben hinzufügen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Aufgabe, die Sie heute erledigen möchten, und klicken Sie auf "Zu Meinem Tag hinzufügen"

Am Ende des Tages werden alle Aufgaben aus dieser Liste entfernt - egal, ob sie erledigt wurden oder nicht -, so dass Sie am nächsten Morgen wieder von vorne beginnen können. Auch wenn die Aufgaben aus "Mein Tag" verschwinden, verbleiben sie dort, wo Sie sie ursprünglich platziert haben, falls sie noch nicht erledigt sind.

Verwenden Sie To Do auf Ihrem Computer oder Handy

Es ist großartig, Microsoft To Do auch unterwegs nutzen zu können. Neben der vollständigen Integration in Ihre PC-Programme besteht das Schöne an To Do darin, dass Sie auch auf Ihren mobilen Geräten nahtlos darauf zugreifen können, unabhängig davon, in welchem Netzwerk Sie sich befinden.

Microsoft To Do und Microsoft Outlook

Microsofts Outlook-Ausgabe vom Januar 2024 unterstützt die nahtlose und praktische Integration von Microsoft To Do, sodass Sie nicht mehr mühsam zwischen den beiden Microsoft-Programmen hin- und herspringen müssen. Klicken Sie einfach auf das To Do-Symbol in Outlook, um eine vereinfachte Version Ihrer bestehenden Listen zu starten und Aufgaben hinzuzufügen.

Wenn Sie dachten, dass es nicht mehr einfacher geht, klicken Sie einfach auf eine E-Mail aus Ihrem Posteingang oder einem anderen Ordner, ziehen Sie sie in die Seitenleiste der Aufgaben und legen Sie sie in Ihrer Liste ab. Wenn Sie sie als Aufgabe zu Ihrer Aufgabenliste hinzufügen, enthält das Element auch einen Link zur ursprünglichen E-Mail, damit Sie bei Bedarf darauf zugreifen können.

Sie können eine E-Mail auch in Outlook markieren. Sie erscheint dann im Abschnitt "Markierte E-Mail" in der Aufgabenliste zusammen mit einer Benachrichtigungsnummer auf dem Symbol in der Taskleiste. So verpassen Sie keine wichtige Nachricht, unabhängig davon, welche App Sie gerade verwenden.

Microsoft To Do auf Tablet und Handy

Sobald Sie sich mit der Desktop-App vertraut gemacht haben, ist der Zugriff auf Ihre Aufgabenliste auf Ihrem Mobiltelefon bemerkenswert einfach, da die gleichen Abschnitte wie in der Seitenleiste Ihrer Windows-App zum Anzeigen und Ändern zur Verfügung stehen.

Laden Sie zunächst die Microsoft To Do-App aus Ihrem App Store herunter und melden Sie sich dann mit Ihrem Microsoft-Konto an, um Ihre Listen zu synchronisieren. Wenn Sie die App zum ersten Mal öffnen, erhalten Sie die Option, Benachrichtigungen zuzulassen. Das sollten Sie tun, wenn Sie an bevorstehende Termine und die Aufgaben von heute erinnert werden möchten.

Arbeiten Sie mit anderen an Microsoft To Do zusammen

Was nützt Ihnen eine To-Do-Liste, wenn Sie einige Ihrer Aufgaben nicht an Freunde, Kollegen und Familienmitglieder weitergeben können? Mit Microsoft To Do sind Sie auf der sicheren Seite: Sie können entweder eine Kopie einer Liste per E-Mail an eine andere Person senden oder Aufgaben innerhalb einer Liste freigeben und zuweisen.

Um eine Liste per E-Mail zu versenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Liste in der Seitenleiste und dann auf "Liste per E-Mail versenden" Sie können dies mit jedem Element in Ihrer Seitenleiste tun.

Daraufhin wird die Liste in einer Outlook-E-Mail geöffnet, die im Klartext formatiert ist und die Sie ändern und versenden können.

Um Personen Aufgaben zuzuweisen, müssen Sie sie zunächst in eine von Ihnen erstellte Liste oder Gruppe einladen. Nachdem Sie eine neue Liste oder Gruppe wie im ersten Abschnitt oben beschrieben hinzugefügt haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ihren Namen in der Seitenleiste und dann auf "Liste freigeben"

Sie werden dann aufgefordert, einen Einladungslink zu erstellen, den Sie in Ihre Zwischenablage kopieren oder per E-Mail versenden können. Sobald die Person, für die Sie Ihre Liste oder Gruppe freigegeben haben, sich angemeldet und auf die Liste zugegriffen hat, können Sie sie einer Aufgabe innerhalb dieser Liste oder Gruppe zuweisen.

Wählen Sie dazu die entsprechende Aufgabe aus und klicken Sie auf "Zuweisen an"

Daraufhin wird der Name der Person als Option angezeigt, auf die Sie klicken können, um das Element in den Bereich "Mir zugewiesen" zu verschieben. Aufgabe: delegiert.

Microsoft To Do ist nur eine von vielen To-Do-Listen, die Sie ausprobieren können. Sehen Sie sich unsere fünf besten Alternativen für To-Do-Listen an.